社内で使用しているビジネスフォン、使い方次第で業務効率化につながります。
ビジネスフォンの活用法を知っておくことで、ビジネスを円滑に進め、生産性を向上させることができるでしょう。
この記事では、効果的なビジネスフォンの活用法やポイントについて解説して行きたいと思います。
活用1:代理応答機能
代理応答機能は、本人が不在だった場合、受電した端末ではなく代わりに自分の端末から応答できる機能になります。
自分の受話器を上げて代理応答ボタンを押し、電話機のある内線番号を入力することで電話を受けることができ、わざわざ席を立って着信電話機のある席まで行く必要がありません。
部署の内線の回線ごとにグループ化して、該当するグループの着信した時に、受話器を上げるだけで代理応答できるような便利な設定もできます。
活用2:ダイヤル関連の機能
ビジネスフォンの利用では、発信回数が多くなるため、簡単にリダイヤルできるような機能が充実しています。
家庭用電話と同様に、直前に通話を行った電話番号や、過去の発信・着信機能を利用して入力なしで電話をかけられるリダイヤル機能の他に、オートリダイヤルやワンタッチダイヤル機能というものがあります。
短縮ダイヤルを併用することで、さらに効果的に使うことができます。
-オートリダイヤル
自動でリダイヤルを行ってくれる機能がついているビジネスフォンも出ています。
オートリダイヤルとは、発信した相手先が話中の場合は、自動的に電話をかけ直してくれる機能です。
業務中に何度も電話を掛け直す必要がなく、他の業務をしながら電話を繋がるのを待つことが可能です。
-ワンタッチダイヤル
ワンタッチダイヤルは、あらかじめ電話機のボタンに電話番号を登録しておき、ボタンを押すだけで発信できる機能です。よくかける外線番号・内線番号を登録しておけるので、業務時短・効率化につながります。
全端末で共通の番号を割り当てることも可能ですが、端末ごとに違う番号を割り当てることも可能です。
-短縮ダイヤル
短縮ダイヤルは前述のワンタッチダイヤルと似ていますが、ワンタッチダイヤルが電話機のボタンに電話番号を登録するのに対して、こちらは3桁の数字などを電話機に登録します。
電話を掛ける際に、事前登録した短い数字を打ち込むだけで発信が可能で、入力ミスを防ぎ手間を省けます。こちらも全端末共通の設定、部署単位で共有できる機能の他、端末ごとに個別の設定も可能です。
活用3:スマートフォン連携でビジネスフォンの有効活用に
外出が多い方やテレワークをされる方など、社外でもビジネスフォンの機能が使えたら…と感じる場面もあるのではないでしょうか。
そんな方におすすめしたいのが、携帯電話やスマートフォンの活用法です。
携帯電話やスマートフォンをビジネスフォンと連携することで、社内外でビジネスフォンの便利な機能を活用することができます。
よりフレキシブルなビジネス環境は、業務効率化や生産性の向上に役立つ心強いツールとなるでしょう。
スマートフォン連携機能とは
携帯電話やスマートフォンを社内の内線電話と同じように使用できるシステムです。
モバイル内線アダプターとアプリケーションを用いることで、従業員の私用スマートフォンで、出張先や外出先、テレワーク中も会社の電話番号で発着信が可能になります。
保留・転送の際も、電話を取った従業員が取り次ぎ先の担当者の内線番号をダイヤルするだけで取次ができます。
外出や離席の際の取り次ぎの手間が軽減でき、担当者はいつでも相手に直接連絡できるので、社内はもちろん、社外においても迅速なコミュニケーションが可能になります。
まとめ
ビジネスフォンの基本的な機能の活用をはじめ、スマートフォン連携について紹介させて頂きました。
ビジネスフォンは各メーカーから様々なタイプの機種が販売されており、どの製品やサービスが良いか迷う方も多いと思います。
新規導入や現在のものからの乗り換えを検討されている場合は、オフィス電話本舗までお気軽にお問い合わせください。
ビジネスフォンの選び方や運用法についても、お客様に合わせたアドバイスをさせていただきます！
