こんにちは、オフィス電話本舗新人のMです。
- 電話受付時間を定めているけれど、忙しいお客様がその時間以外に電話をかけてくる…
- 時間外には出たくないけれど、顧客獲得のチャンスや取引先との関係を考えるとついつい出てしまう…
そんな企業様も多いのではないでしょうか？
そこで便利なのが、ビジネスフォンの時間外アナウンス機能です！
時間外アナウンス機能を使って、ぜひ無理せず、チャンスもつかんでください！
時間外アナウンスとは？
時間外アナウンスとは、電話受付時間以外に流すアナウンスのことです。
留守番電話のアナウンスといえば「現在電話に出ることができません。発信音の後にメッセージを残してください」というイメージがありますが、ビジネスフォンでは多種多様なアナウンスを流すことができます。
時間や曜日によって流すメッセージを変更できる！
機種にもよりますが、ビジネスフォンの時間外アナウンスは、時間や曜日によって流すメッセージを変更することができます。
例えば
平日の時間外であれば「本日の電話受付は終了いたしました。明日の電話受付は〇時からになります。またのご連絡をお待ちしております」とし、
翌日が休業日であれば「〇曜日はお休みをいただいております。次の営業日は〇曜日の〇時になりますので、お手数おかけいたしますがおかけ直しください。」など
その状況に応じて相手に必要な情報が伝わるよう、変更できます。
時間外アナウンスを自由に変更できるメリットとは？
ただ電話がつながらないだけでなく、次にいつ連絡すれば良いかわかることで、かけた側の不満や戸惑いが減り、再度の連絡につながります。
また、お客様のことを考えているという誠意も伝わりやすくなるでしょう。
お客様のターゲット層によっては、より忙しい方向けにホームページやメール、公式LINEアカウントでのお問い合わせをお知らせするメッセージなどをいれても良いかもしれません。
時間外アナウンスの設定ができるビジネスフォンは？
【日立】S-integral Type S
日立のS-integralシリーズは、部署ごとに留守電のON/OFFや、応答メッセージを自由に設定することができます。
また、カレンダーとタイマーで設定を自動で切誓えることができます。もちろん、手動でも切り替え可能です。
【日立】S-integral Type S｜新品｜ビジネスフォン、企業の電話工事、修理作業はオフィス電話本舗
【サクサ】PLATIAⅡ
サクサのPLATIAⅡも時間外アナウンスの設定が可能です。
時間や曜日を設定しておくと、自動で切り替えができます。
また、メッセージが録音された時などに電話呼出、又はEメールで携帯電話などへ自動通知することも可能。
電話呼出の場合、ナンバーキーの操作で録音メッセージの確認もできます。
【サクサ】PLATIAⅡ Standard｜サクサ｜ビジネスフォン、企業の電話工事、修理作業はオフィス電話本舗
時間外アナウンス機能を利用して、安心して時間外を過ごしましょう
仕事やお客様への想いが強いと、電話受付時間外も思わずそわそわしてしまうかもしれません。
しかし、状況に応じた時間外アナウンス機能を使用することで、安心してオフの時間を過ごせるようになります。
時間外アナウンス機能のあるビジネスフォン導入のご相談は、オフィス電話本舗までお気軽にどうぞ。
