こんにちは、オフィス電話本舗Ｍです。
営業時間外の電話対応、どうしていますか？
呼出音が鳴ってもとらないようにしているオフィスもあれば、すぐに留守電になるところや、社員がいる間は営業時間内と同じように電話を受けるというところもあるかと思います。
社員にとって良い対応、お客様にとって良い対応はどちらなのでしょうか？
今回は社員のストレスもお客様のストレスもより少なくできる、ビジネスフォンの営業時間外についての便利な機能を解説します！
営業時間外の電話対応の困りポイント
営業時間外の電話対応について、主に困るポイントは以下の3つです。
①営業時間外の電話を受けてしまうと、本来行いたい業務ができない
営業時間外にもオフィスに社員がいる時は、多くの場合、急いでいる業務、もしくは営業時間内には行えない業務などを行うために社員が残っています。その時間に電話対応をしてしまうと、本来行いたかった業務を進めることが難しくなってしまいます。
②営業時間外の電話を受けてしまうと、キリがなくなってしまう
営業時間という決められた時間以外にも電話を受けてしまう事で、実際にはどこまで電話を受けてもらえるかという線引きが曖昧になってしまいます。そのため、ずるずると取引先からの電話の時間が遅くなり社員の負担が増えたり、「前は〇時に電話してもらっても出てくれたのに、なんで今回は出てくれないんだ！」とクレームにつながったりする可能性があります。
③営業時間外の電話対応が出来ないと、貴重なチャンスを逃してしまう
現在はお客様も取引先なども忙しいことが多く、営業時間外に連絡を取りたいと考える人も少なくありません。そんな中、営業時間外の連絡は一切行わないようにしてしまうと、新しい商談など貴重なチャンスを逃してしまったり、信頼関係を構築しにくくなってしまったりすることがあります。
ビジネスフォンの営業時間外対応に使える便利な機能
営業時間外の電話対応の困りごとは、ビジネスフォンの便利な機能によって解消することができます！
まずは、ビジネスフォンの営業時間外の対応に使える機能には大きく分けて2種類あるのでそちらをご紹介します。
応答専用
応答専用機能は、設定してあるガイダンスを流した後自動で電話が切れる機能です。メッセージを録音することはしません。
例としては、以下のようなガイダンスになります。
「お電話ありがとうございます。〇〇会社です。
誠に恐れ入りますが、本日の営業は終了いたしました。
営業時間は、平日〇時から、〇時の間となります。営業時間内におかけ直しくださいますようお願いいたします」
応答専用機能の良いところは、ガイダンスで営業時間(いつ電話ができるか)をしっかり相手に伝えることができる点です。
また、メッセージを録音することができないため、電話をかけてきた相手が「こう言ったんだからこうしてくれるはず」という思い込みを防ぐこともできます。
例えば、以下のようなケースを防ぐことができます。
- 「折り返し電話をください」と留守電に残っていたけれど連絡先を知らないため連絡ができずにいたところ、「何故電話をくれないんですか！」とクレームが入った。
- 「明日までに〇〇の資料を送ってください」と対応できないスケジュールでの業務の依頼が入った。
留守録音
留守録音機能とは、ガイダンスの後電話をかけてきた相手からのメッセージを録音することができる機能です。
誰からの電話かや、要件などが把握できるため、相手に必要以上の手間をかけることなくスムーズに業務を進めることができます。
応答専用機能と、留守録音機能を活用するための便利な機能
ビジネスフォンには、応答専用機能と留守録音機能をより活用するために便利な機能が搭載されています。(ビジネスフォンの機種にもよります)
これらの機能を使用することで、より自社の業務に合った対応ができるようになります。
自動切り替え機能
ビジネスフォンの通常モードと、応答専用機能、留守録音機能の切り替えを自動で切り替えることができる機能です。
これにより、営業時間外になっていたのに留守録音機能を使用し忘れていたというような事態を防ぐことができます。
また、設定すれば曜日によっても機能やガイダンスを切り替えることができます。
例：
平日営業時間外：留守録音機能
ガイダンス01(営業時間前、営業時間後)
『お電話ありがとうございます。〇〇会社です。誠に恐れ入りますが、ただいまの時間は営業時間外となっております。営業時間は平日午前9時から12時と、午後13時から17時までです。
大変お手数をおかけしますが、営業時間内におかけ直しいただくか、発信音の後にお名前、お電話番号、ご用件をお話しください。』
ガイダンス02(お昼休み)
『お電話ありがとうございます。〇〇会社です。誠に恐れ入りますが、ただいまの時間はお昼休みをいただいております。13時以降、または平日午前9時から12時と、午後13時から17時の間におかけ直しいただくか、発信音の後にお名前、お電話番号、ご用件をお話しください。』
休日・祝祭日：応答専用
ガイダンス03、04
『お電話ありがとうございます。〇〇会社です。誠に恐れ入りますが、土曜日、日曜日(04の場合祝祭日)はお休みをいただいております。営業時間は、平日午前9時から12時と、午後13時から17時までです。お手数おかけいたしますが、営業時間内におかけ直しくだいますようお願いいたします』
録音モニタリング機能
留守録音を使用している時に、録音をリアルタイムで聞くことができる機能です。相手には聞いていることは伝わらないため、急ぎでない場合はそのまま営業時間になってから対応をし、急ぎの場合のみ電話を途中で出たり、すぐに折り返したりして対応をすることができます。
メッセージ録音通知
メッセージが録音されると、登録してある電話番号やメールアドレスなどに通知が行く機能です。
ずっと待機は難しいけれど録音があった時は知りたい場合などに便利です。
ガイダンス録音
ビジネスフォンには元々複数のガイダンスが登録されていますが、新しいガイダンスを録音することも可能です。営業時間や、メッセージなど自社に合わせたガイダンスを録音することでより応答専用機能も留守録音機能も活用する事ができます。
回線別対応
応答専用機能や留守録音機能、ガイダンスなどを外線別(電話番号別)に登録することができます。
例えば、社内のやりとりの多い人事部には営業時間外であることを伝えるガイダンスと応答専用機能を設定し、取引先とのやりとりが多い営業部には次回営業時間を伝えるガイダンスと留守録音機能を設定するなど、その外線の使用用途に合わせた設定にすることで、業務の効率化につながります。
この回線別対応は外線ごとに設定可能ですが、電話機のボタンに割り付けるため、数に制限があります。
また、設定には専門業者による設定工事が必要になるため、工事の手配と費用が必要になります。
便利なビジネスフォンの機能は電話対応以外にも！
営業時間外の電話対応について便利な機能を搭載しているビジネスフォンですが、実は電話以外にも様々な営業時間外に使える便利な機能があります。
防犯対策
ビジネスフォンの中には、防犯対策ができるものもあります。
元々外部と通信することができるため、防犯センサーを搭載することで不審者を検知し、通報するシステムが簡単に構築することができるのです。
例えばSAXAのPLATIAⅢなら、セーフティモードにすると防犯センサーが作動します。電話機が光と大きな音で威嚇するとともに、設定された連絡先にメッセージを通知します。通報を受けた人が電話機のハンズフリー機能を使って不審者に声掛けをすることも可能です。
画像引用元：PLATIAIII | プロダクト | サクサグループのカタログより
SAXA PLATIAⅢについて詳しくはコチラ
災害対策
緊急地震速報を受信し、自動でビジネスフォンから音声やモニターなどで知らせる機能もあります。営業時間外はオフィスにいる社員も少なく、誰かが緊急地震速報発生時に全体に知らせようとすると難しい場合もあるため、ビジネスフォンで自動で知らせることができる仕組みがあると安心です。
また、ビジネスフォンは正しい手順で電源を切らないと故障してしまう可能性が高く、災害時など停電の可能性がある場合には早めに電源を切っておく必要があります。
営業時間外などすぐの対応が難しい場合、ビジネスフォンに停電ユニットをつけておくと停電時もしばらく電気の供給が行われます。そのため、停電後に駆けつけても安全にビジネスフォンの電源を切ることができます。(地震の被害が大きい場合など、オフィスに危険がある場合にはオフィスには入らないようにしましょう)
ビジネスフォンで社員にとってもお客様にとってもストレスの少ない環境を
営業時間内と営業時間外をはっきり分けることは、社員にとってもお客様にとっても大事なことです。一方で、様々な状況にあるお客様や取引先と連絡をスムーズにとるためには、営業時間外だからといって一切連絡を取れないようにするのではなく、何かしらの対応が必要になります。
そんな状況で活躍するのが、ビジネスフォンの便利な機能です。
ご興味のある方はぜひお気軽にオフィス電話本舗までご相談ください。
