グループウェアは、社内外のコミュニケーションを円滑に進め、業務の効率化を目指すためのサービス（ソフトウェア）です。
さまざまな機能が一つのプラットフォームに集約しているシステムを利用することで、情報の一元管理や社内での情報検索や共有が容易になり、大幅な管理工数の削減につながります。
この記事では、グループウェアの基礎知識をはじめ、メリットやデメリット、（おすすめのグループウェア○選やグループウェアを選ぶポイントについて）ご紹介します。
グループウェアとは
グループウェアとは、チームで業務を円滑に進め、業務効率化に役立つソフトウェアのことです。
社内や事業部内、部署内、また、テレワーク中の社員との情報共有やスケジュール管理、コミュニケーションをはじめ、業務の進捗確認やデータのやり取りなどを実現します。
主な機能に、メールやスケジュール管理・タスク管理・Web会議などがあり、スタッフ同士でお互いのスケジュールを瞬時に確認したり、リアルタイムでタスク管理を共有し、効率的に業務を進めることができます。
タブレットやスマートフォンなどの端末に対応していれば、オフィス外でも簡単に情報共有できます。
たとえばオフィスの2階と3階など違うフロアや、オフィスと出張先、自宅でのテレワークなど、勤務場所が離れていても同じプロジェクトに就くメンバー全員で効率よく情報共有することができ、メンバー同士でスムーズなやり取りが可能です。
グループウェアは、従来の電話やメールなどによるやり取りに比べ、スケジュール管理や進捗確認、データ共有や管理といったコミュニケーションの向上や、業務の活性化に特化した機能を備えたサービスなのです。
グループウェアはクラウド型とオンプレミス型の2種類
クラウド型
クラウド型は、ベンダーが供給しているソフトをインターネット上で利用する方法です。
クラウドサービスは端末とインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、利用する企業は契約手続きをするだけで容易に導入できます。
カスタマイズ性は限られているものの、初期投資コストが低めで導入しやすく、更新作業やメンテナンスの手間が少ないなどのメリットがあります。
クラウド型は中小企業から大企業まで規模を問わず、手軽に導入できるシステムと言えるでしょう。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社内でサーバー・ネットワーク環境・アプリケーションを全て用意し、構築・運用するシステムです。
カスタマイズ性が高く、企業は自社のニーズに合わせて使用するツールを細かく調整できます。
ただし、システムの採用には高い導入コストが必要です。サーバーやソフトウェアの購入や設定だけでなく、システムのメンテナンスやアップデート・セキュリティ対策も全て自社で行う必要があり、運用にかかる費用も高額になります。
カスタマイズ性に優れ、オフラインでも利用できるなどのメリットもありますが、高いコストとシステムの管理者が必要ということを踏まえた上で導入する必要があるでしょう。
導入のメリット
グループウェアを導入することによって、以下のメリットが得られます。
-リアルタイムでの情報共有が可能
グループウェアのメールや掲示板機能を使えば、全社員に向けて広報事項や業務資料の共有ができます。
チームや部署ごとに向けた発信も可能で、予めグループ登録しておけば、メール作成のような手間も発生しません。
-リモートワークや外出先からもアクセス可能
マルチデバイスに対応している製品であれば、リモートワーク中や外出先からもスマートフォンやタブレットなどの端末を使い、必要な情報の共有やコミュニケーションが可能です。
-web会議機能で業務時短に
グループウェアにあるweb会議機能を使えば、離れた場所にいる社員をweb上で集めて、社員は自分のいる場所から会議に参加することができます。
ちょっとしたミーティングなどにも活用でき、会議を行う場所に行く時間と経費を削減できます。
長期的に見ると大幅な時間と労力を削減することができ、企業と社員、両者にとってメリットが得られるツールと言えます。
導入のデメリット
-チャット機能は制限される場合も
グループウェアの多くはチャット掲示板の作成に上司や管理者の許可が必要なため、部門や役職を越えたコミュニケーションが難しい場合があります。
誰もが自由にスレッドを作成できるとは限らないため、不自由を感じることがあるかも知れません。
-導入費用がかかる
無料ツールなどの利用を別として、グループウェアの導入には費用がかかるのも事実です。
グループウェアは1つのツールで社内コミュニケーションや業務効率化を実現できる便利なシステムですが、導入の予算やプランについては検討の必要があります。
-社内定着の難しさも
グループウェアを導入したものの使い方がよくわからず、社内で定着しないケースもあります。
特にITに不慣れな比較的年齢層が高めの企業などでは、グループウェアの操作に手間取り、一定数はツールを使えないまま…という状況もあり得るでしょう。
グループウェアは、情報共有やコミュニケーションを始めさまざまな便利機能を搭載していますが、その多機能ゆえに社内浸透が進まないといったケースがあります。
社内に浸透させるには、使用方法について研修会を行うなど、企業側の努力も必要となってきます。
必要な機能を明確にしたうえで導入を
現在数多くの会社がグループウェアを提供しており、その数は数十にのぼります。
数ある製品の中で自社に適したシステムを選定するには、以下のポイントをおさえて検討すると良いでしょう。
・導入費用や使用料金・課金形態が適しているか
・スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応しているか
・操作がしやすいか
・自社に必要な機能が搭載されているか
まず、導入費用をはじめ、料金・課金形態のバランスが自社の予算と合っているか確認しましょう。
グループウェアといっても、上記で述べたクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、料金形態も会社やプランによってさまざまです。
外出先やテレワークなどを考慮すると、スマートフォンやタブレットなどの端末に対応しているかどうかも重要でしょう。
また、不慣れな社員にとっても操作がしやすく、直感的に理解できるようなデザインか、自社に必要な機能が備わっているかどうかも大切な要素です。
クラウド型、オンプレミス型のいずれにしても、製品の種類や機能、サポート内容、使用する従業員数によっても料金は変わってきます。
初期費用や月額料金の安さだけで判断せず、まずは見積りを取ったうえでの比較検討をおすすめします。
導入対象の業務内容や必要となる機能を明確にしたうえで製品を選び、グループウェアの搭載機能をうまく活用することで、大幅な業務の効率化を図ることが可能です。
