こんにちは、オフィス電話本舗Mです。
ビジネスフォンを導入している企業や、そうした企業の方と取引されている方にとって『内線』は馴染み深い言葉だと思います。
名刺に『内線番号』が書かれていた経験がある方も多いのではないでしょうか？
しかし、実際に内線電話の仕組みは知らないという方や、内線電話にかける時にいつも戸惑ってしまうという方もいらっしゃるかと思います。
今回はそんな内線電話の仕組みや、内線番号へのかけ方について詳しく解説いたします！
内線電話とは
内線電話とは、『社内の通信回線を使用した電話』のことです。
ビジネスフォンはPBX(主装置)という機械を通して複数の外線と複数の内線をつないでいます。
外線とは、外部とやりとりする際の通信回線のことをいい、社外からかかってきた電話をとるときや、社外に電話をかける時に使用します。
この時、NTT東日本・西日本など、通信事業者の回線を使用するのも外線の特徴です。
内線の場合は、社内の電話から、同じく社内の電話にかける時に使用します。
この時、通信事業者の回線は使用せず、社内に設備されたビジネスフォンの通信回線を使用しています。
内線番号とは？
内線番号とは、社内の電話に割り振られた番号です。内線電話をかける場合に、この内線番号を押すことで指定した電話にかけることができます。
内線電話をかける方法は、ビジネスフォンの設定にもよりますが、大体の場合、受話器を持ち上げて内線番号を押すだけで簡単にかけることができます。
外線を使用する場合には、外線ボタンを押してから電話番号を入力します。
内線番号は自社で決められる！
どの電話番号にどんな内線番号を振り分けるかは自社で決めることができます。
しかし、内線番号の設定自体は複雑なため、ビジネスフォンの専門業者が行います。そのため、あとで変更しようとすると手間がかかってしまいますので、使用しやすい番号を振り分けておくことが重要です。
部署や役職ごとに一番目の数字を揃える、社員番号にする、などわかりやすい規則性をもたせておくと間違いにくくなり、おすすめです。
また、
「110(警察)」
「119(消防署)」
「118(海上の事件・事故の通報)」といった緊急通報用電話番号や、
「104(番号案内)」
「117(時報)」といった三桁の電話サービスなどの番号は、
間違って外線でかけてしまう可能性もあるため避けるようにしましょう。
スマホが内線として使える方法がある！
ビジネスフォンの機種によっては、スマートフォンを内線として使用することも可能です。
例えば、SAXAのPLATIAⅢでは、MLinerというアプリをスマートフォンにダウンロードすると、お手持ちのスマートフォンを内線電話として使用することができます。
MLinerについて詳しくは「サクサ「PLATIAⅡ」のスマホ連携機能「MLiner」が便利！詳しい機能をご紹介！」をご覧ください。
画像引用元：PLATIAIII | プロダクト | サクサグループ
内線電話のかけ方
内線電話を社内からかける方法や、他社の内線番号にかける場合、社外から自社の内線電話に掛ける方法をご紹介します。
社内から内線番号に電話をかける場合
社内の内線番号に電話をかける場合、受話器を持ち上げて内線番号を押すだけでかけることができます。
よく使う内線番号は、多機能電話機のボタンに登録することでワンプッシュでダイヤルすることも可能です。
他社の内線番号に電話をかける場合
名刺や書類に書いてある取引先などの内線番号に電話をかける場合、一般的な方法としてはまずは代表番号にかけます。
会社の代表番号にかけた後、「会社名」「部署名」「名前」を名乗り、「内線〇〇番の〇〇さんにつないでいただけますか？」とお願いし、希望の内線番号の電話につないでもらいます。
お願いした内線につなぐ際に、向こう側で「誰から」「誰宛て」の電話かを伝えてくれることもあれば、伝えていない場合もあります。そのため、お願いした内線番号につないでもらった後には再度「会社名」「部署名」「名前」を名乗り、「〇〇さんでしょうか？」と確認してから会話を始める方が丁寧です。
『代表番号』+『内線番号』をダイヤルすることで電話を掛けられる場合もありますが、ビジネスフォンメーカーや機種によって方法が異なるため、とりあえずは代表番号にかけるのがおすすめです。
また、名刺や書類には時々、代表番号以外に『直通』『直通番号』とかかれた電話番号が書いてあることがあります。
こちらはそのまま書かれた番号をダイヤルすれば、直接相手や相手のいる部署にかかる番号です。
そのため、代表番号を経由せず、直通番号でそのまま電話をかけることができます。
社外から自社の内線番号に電話をかける場合
社外から自社の内線番号に電話をかける場合も、代表番号にかけ、内線番号を伝えて繋いでもらう方法が一般的です。
ビジネスフォンのメーカーや機種によっては、『代表番号』+『内線番号』をダイヤルすることで電話を掛けられる場合もありますので、担当部署や、ビジネスフォンの導入や保守をお願いしている専門業者に聞いてみても良いかもしれません。
社外から自社の内線番号に電話をかける場合におすすめなのは、『どこでもホン』『MLiner』などスマートフォンを内線として使用できるビジネスフォンの導入です。社内のビジネスフォンからかけるように、簡単に内線電話をかけることができます。
どこでもホンについて詳しくは「フォーバルテレコム「どこでもホン」で外出先やテレワーク中の電話業務のお悩みを解決！」をご覧ください。
MLinerについて詳しくは「サクサ「PLATIAⅡ」のスマホ連携機能「MLiner」が便利！詳しい機能をご紹介！」をご覧ください。
内線電話のメリット3選
ビジネスフォンの内線電話には多くのメリットがあります。今回はその中から特に魅力的な3つをご紹介します。
社内の遠くの席の人ともすぐに連絡が取れる
一番わかりやすく大きなメリットが、社内の遠くの席の人ともすぐに連絡が取れることです。ビジネスフォンが設置されていれば、別フロアの人ともすぐに話をすることができます。
外線電話を受けている最中や打ち合わせ中など、その場を離れられないけれど社内の人と連絡が取りたい場合にも非常に便利です。
通話料がかからない
内線電話は、通信事業者の回線を使用せず、社内のビジネスフォンの通信回線の身を使用します。そのため、どれだけかけても通話料がかかりません。
社内でもお互いのスマートフォンを使用すれば離れた人とも会話することができますが、内線なら通話料がかからないため、通話料を気にせずより手軽に会話することができます。
便利な機能がいくつもある
ビジネスフォンには、内線の仕組みを利用した便利な機能がいくつもあります。
・保留転送
外線通話を保留にし、内線電話で他の社員と電話してから、内線に外線を転送することができる機能。詳しくは「ビジネスフォンの基本の使い方 ～外線・内線・保留転送など～」をご覧ください。
・モニタリング機能
外線を使用している二者間の通話を、社内の別の電話機から第三者が聞くことのできる機能。詳しくは「モニタリング機能とは？活用方法もご紹介！」をご覧ください。
・ページング機能
ビジネスフォンから、建物や敷地内の構内放送設備を利用して、スピーカーからアナウンスできる機能。詳しくは「倉庫・工場などで大活躍！ビジネスフォンのページング機能(構内放送)とは？」をご覧ください。
・電話会議
内線を使って複数人で会話し、会議ができる機能。
内線電話を活用して業務の効率化を！
内線電話の機能を活用すれば、自席から移動せず社内の人と連絡が取れるようになり、業務の効率化が可能になります。
また、お客様を待たせることなく社内の人と連絡をとれたり、モニタリング機能を利用してお客様対応を向上させたりと、顧客満足度のアップにもつなげることができます。
ぜひ内線電話を活用してみてください。
ビジネスフォンについてお困りのことやお悩みのある方は、お気軽にオフィス電話本舗までお問い合わせください。
