家庭用の電話機や携帯電話についている「キャッチホン」機能ですが、ビジネスフォンの場合は、この概念が少し異なります。
というのも、複数回線の契約があるビジネスフォンの場合は、同時に複数の着信を受けることが可能なためです。
ビジネスシーンにおいてこの「キャッチホン」機能を使いこなすには、キャッチの機能と社会人としてのビジネスマナーの2つを押さえておけば安心です。
今回は、ビジネスフォンのキャッチ機能について、また使いこなすためのポイントやマナーについて解説したいと思います！
電話のキャッチ機能（キャッチホン）とは？
ご経験のある方も多いと思いますが、電話の「キャッチ」（キャッチホン）機能とは、通話中に別の人からの着信があった際に、割込音でお知らせしてくれる機能のことです。
たとえば、キャッチによるお知らせが入った場合、通話中の回線を一度保留にして、後からかかってきた電話に対応できます。
キャッチ機能を活用すれば、通話中にかかってきた別の電話の取りこぼしを防ぐことができます。
ビジネスフォンのキャッチ機能
ビジネスフォンにおけるキャッチ機能は、家庭用の電話機とは異なり、通話中に着信しても今の通話に割り込まれるわけではなく、別の外線に着信します。
「外線1」が通話中の場合は「外線2」に着信するという具合です。
このとき「外線2」の電話に出る人がいれば良いのですが、自分以外に対応できる人がいない場合は、自分の通話を中断して対応しなければならない場面も出てくると思います。
では、通話中にキャッチが入った場合はどうすれば良いのでしょうか？応答する方法をご紹介します。
キャッチに応答する方法
「外線1」で通話中に「外線2」に着信が入った場合、以下の手順で応答します。
1.通話中の相手に一言断ってから「保留」ボタンを押します
2.「外線2」を押すとキャッチに応答できます
3.応答した「外線2」の通話が終わったら、再度「保留」を押します
3.「外線1」を押すと、元の電話に再度つながります
もし応対に時間がかかることが予想される場合は、先の通話の相手を長時間待たせる可能性があるため、折り返した方がスマートでしょう。
キャッチの対応は、できるだけ手短に済ませることがポイントです。
受けた電話を転送するには
かかってきた電話が他の担当者あてだった場合、ビジネスフォンの転送機能を使用して転送します。
転送する相手がどこにいるかによって、2つの方法を使い分けると良いでしょう。
-相手が近くにいる場合
同じ部署の人など、取り次ぐ相手が近くの席にいる場合は、口頭での取り次ぎが可能です。
-保留ボタンと外線ボタンを使った取り次ぎ方法
1.「外線1」に着信した電話を応答し、「保留」を押すと、取り次ぎしたい「外線1」のランプが点滅します
2.取り次ぐ相手に「○○社の△△さんから外線1にお電話です」と口頭で伝えます
3.相手が自分の電話の受話器を上げて「外線1」のボタンを押すと、電話が転送されます
このとき、必ず保留状態にしてから取り次ぎ相手に伝えるようにしましょう。
保留にしていないと、話し声や周りの音が全て通話相手に聞こえてしまうため、相手に不快な思いをさせたり、うっかり情報漏洩に繋がったりする可能性もあります。
スムーズな取り次ぎを行うには、保留ボタンを押したことを確認した上で、口頭での伝達を行いましょう。
-相手が遠くにいる場合
取り次ぎたい相手が他の部署や近くにいない場合は、「転送機能」を使います。
転送機能を使うことで、着信を別の番号に移すことができます。
-転送機能を使った取り次ぎ方法
「転送」「内線転送」というボタンがある電話機では、このボタンを使って転送することができます。
1.通話中に「転送（内線転送）」ボタンを押します。
2.転送する相手の内線番号をプッシュします。
3.相手が出たら、電話の相手などの内容を伝えます。
4.受話器を置くと、転送完了となります。
転送の際、いきなり受話器を置いてしまうと、電話が突然つながって通話相手を動揺させてしまうかもしれません。伝言の後「よろしくお願い致します」など一言添えて、一呼吸おいてから受話器を置くようにするとスマートでしょう。
最近の転送サービスには、転送先の電話番号を事前に登録しておくことで、社員が対応しなくても着信が転送されるものや、AIが自動で転送対応してくれる便利なサービスもあります。
利用できる機能は機種やサービスによって異なるため、ビジネスフォンの販売会社に確認すると良いでしょう。
まとめ
ビジネスフォンの「キャッチ機能」や応答の方法、状況に合わせた転送方法についてごご紹介しました。
オフィス電話本舗では、これまで数多くのお客様にビジネスフォンを導入してきた実績から、キャッチ機能はもちろん、不在時でも自動で転送対応ができる便利機能についてもご案内可能です。
電話機の操作に不安があったり、ビジネスフォンに関するお悩みがあれば、ぜひお気軽にご相談ください！
