こんにちは、オフィス電話本舗Mです。
「調子の悪い電話機があるから、入れ替えたい」
「ビジネスフォンが古くなってきたので新しい機種が気になる」
など、ビジネスフォンの入れ替えをお考えの方もいらっしゃるかと思います。
今回はそんな方が特に気になる、ビジネスフォンの入れ替えのタイミングと、実際に入れ替えをする際の流れについて詳しく解説します！
ビジネスフォンの入れ替えのタイミングとは
まずはビジネスフォンの入れ替えが必要になるタイミングや、入れ替える方の多いタイミングを解説します。
①ビジネスフォンが故障した時
入れ替えしなければいけなくなることが多いのが、ビジネスフォンが故障した時です。まずは故障がどのような故障か調べるために、保守サービスや専門業者に相談してみましょう。
故障の範囲によっては修理が可能な場合もありますが、修理部品がない、入れ替えた方がコストがかからないという場合にはビジネスフォンの入れ替えがおすすめです。
②リース契約が終了した時
ビジネスフォンを導入する際にリース契約を行っていた場合、リース契約が終了した時もビジネスフォンの入れ替えを行う方が多いタイミングです。
リース契約とはリース会社がお客様に代わって商品を購入し、それをお客様に貸与する契約のことです。月額でリース料金の支払いが必要ですが、初期費用を大きく抑えることができます。
リース契約満了後、ビジネスフォンの入れ替えをせず、一年ごとに新たにリース契約を行うことも可能です。詳しくは『ビジネスフォンのリース満了 どうする？』の記事をご覧ください。
③業務の内容や出勤形態が変わった時
業務の内容や、テレワークが増えるなど出勤形態が変わった時にもビジネスフォンの入れ替えがおすすめです。
その理由は、ビジネスフォンの機能を活用することで、もっと業務の効率化ができる場合があるからです。
例えば、仕事を色々な部署から人を集めるようなチーム制に変えた場合、自席から離れた打ち合わせや作業が多くなります。
その場合には、電話機の一部を固定電話ではなく持ち運びのできるコードレス電話機や内線化できるスマートフォンに入れ替えるのがおすすめです。
コードレス電話機について詳しくは『ビジネスフォンのコードレス電話機の種類とその特徴を解説！』をご覧ください。
テレワークが増えた場合には、外出先やテレワーク先でも会社番号での発受信ができ、内線電話もできるどこでもホンやSAXAのMLinerなどの機種に入れ替えるのがおすすめです。機種ごと入れ替えると費用も高くなってしまいますが、電話業務に縛られず出勤が決められることや、転送機能を使わなくなること、テレワーク社員との通話料金が安くなることなどからコスト削減にもつながります。
どこでもホンについて詳しくは『フォーバルテレコム「どこでもホン」で外出先やテレワーク中の電話業務のお悩みを解決！』の記事を、MLinerについて詳しくは『サクサ「PLATIAⅡ」のスマホ連携機能「MLiner」が便利！詳しい機能をご紹介！』の記事をご覧ください。
④使用しているビジネスフォンの機種が販売から10年以上経つ場合
ビジネスフォンは耐久性が高く、10年以上使用することができます。実際に10年以上使用しているお客様も少なくありません。
しかし、販売から10年以上経つと、メーカーが部品の製造を止めてしまっていることが多くなります。部品がないと修理ができないため、突然故障した際に修理ができず、ビジネスフォンが使用できない期間が発生してしまう可能性が高くなるのです。
あまり業務で電話対応が多くなければしばらくの間転送機能を使用するという方法もありますが、通信事業者の転送サービスを利用するための費用が発生します。
これらのことを考慮すると、販売から10年以上経つビジネスフォンを使用している場合には、早めのビジネスフォンの入れ替えがおすすめです。
⑤オフィスを移転する時
ビジネスフォンはオフィスのレイアウトに影響します。そのため、オフィスを移転する時に合わせてビジネスフォンを入れ替えることも多いです。
もちろん、オフィスを移転する時でもビジネスフォンを入れ替えず、今使っているビジネスフォンを移設することも可能です。
ビジネスフォンの移設についてご興味のある方は『オフィスの引っ越し、ビジネスフォンの移設についてQ＆A』の記事をご覧ください。
入れ替えの流れ
ビジネスフォンを実際に入れ替える場合には、どのような流れになるのかをご紹介します。
今回ご紹介するのは工事が必要な場合の流れですが、もし故障の関係で同メーカー同機種の電話機のみを交換したいといった場合には工事不要ですむ場合があります。その場合にはもっと簡単な流れになりますので、是非お気軽に保守サービス業者やビジネスフォンの専門業者にご相談ください。もちろんオフィス電話本舗でもご相談を承っております。
見積り依頼
まずはビジネスフォンの専門業者に見積り依頼を出します。
その際に以下のことが分かっているとスムーズです。
現在利用しているビジネスフォンについて
- メーカー
- 機種名
- 台数
- 外線数
- 内線数
- 通信事業者
- 利用料金
入れ替えを考えている理由
- 困っていること、改善したいこと
- 予算
- 入れ替えの時期(いつまでにという期限があれば)
下見・打ち合わせ・見積り・契約
専門業者がオフィスに訪問し、下見、打ち合わせを行います。
お客様に合ったビジネスフォンの機種や台数などのご提案をした後、必要な工事なども含めて見積りを作成します。
見積りに納得した場合、契約となります。
他の業者からも見積りを取り、比較してから決定するのもおすすめです。
見積りを比較する際には、金額だけで比べず、業者の人の対応や作業のスムーズさ、工事後のレイアウトのキレイさなどもチェックしておくことが重要です。
費用が少ない方の業者に頼み「作業に時間がかかり予定よりもビジネスフォンの使用できない期間が延びてしまった」「配線がキレイにできておらず、移動している時に引っかかってしまう」「来客の目のつくところにむき出しのケーブルがある」といった困った事態になってしまうこともあるためです。
その業者が信頼できるか、どんなポイントを重要視して工事をしてくれるかなどで選ぶ方が、満足度の高い工事になります。
工事
打ち合わせで決定した日程で工事を行います。
工事の時間や費用については、どのような工事を行うかによって異なります。
ビジネスフォンの工事は大きく分けて「回線工事」「配線工事」「設定工事」があります。この工事のどこまでが必要かによって必要な時間も経費も異なるためです。
工事ついて詳しくは『ビジネスフォンの工事は自分でできる？ビジネスフォンの工事について徹底解説！』の記事をご覧ください。
入れ替えにかかる費用相場
ビジネスフォンの入れ替え工事にかかる費用としては、ビジネスフォンの機種を入れ替える場合には60,000円程度が相場とされています。これに交換する電話機の価格が追加される形です。
しかし、入れ替えの際に通信事業者も変更する、レイアウトも変更するなど工事の内容によってはもっとかかることになります。
よくある質問
リース契約についてはオフィス電話本舗ブログの「ビジネスフォンのお支払方法はどうする？統計では？」や「ビジネスフォンのリース契約をわかりやすく解説してみた！」でも解説しておりますのでご検討の方は是非ご覧ください。
ビジネスフォンを入れ替えて安心、快適に
ビジネスフォンを入れ替えることで、いつ壊れるかという不安が無くなり安心して使用することができます。また、業務に便利な機能をもつビジネスフォンに入れ替えれば、今までよりも快適に業務を行うことができます。
オフィス電話本舗ならお見積り無料ですので、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください♪
