こんにちは、オフィス電話本舗新人のMです。
ビジネスフォンのページング機能をご存知でしょうか？
あまり耳慣れない、使用したことがないという方もいらっしゃるかと思います。
今回はそんなページング機能についてご紹介いたします！
ページング機能とは？
ページング機能とは、ビジネスフォンから、建物や敷地内の構内放送設備を利用して、スピーカーからアナウンスできる機能です。
倉庫や工場などで人を呼び出したり、全体への連絡事項を伝えたりするのに利用できます。
通常、構内放送は構内放送用の設備からアナウンスをしないといけない構造になっています。
しかし、構内設備では設備の場所へわざわざ行かないとアナウンスできなかったり、扱いが難しかったりという問題があります。
その問題を解決するのが、ビジネスフォンのページング機能です。
ビジネスフォンのページング機能なら、自席から、慣れた電話機を使用してアナウンスをすることができます。
ページング機能のメリット
ページングの大きなメリットは、以下の2つです。
- 一度に多くの人に知らせることができる
- ビジネスフォンの近くなど特定の場所以外の人にも知らせることができる
ページング機能は、倉庫や工場など多くの人が働いている場所、デスク以外での業務や移動の業務が多い企業で活用されています。
そうしたケースでは、特定の人を呼び出したい時に、その人に内線番号が付与されていない、または、その人が自席にいないということが多くあります。
ページング機能を使用して建物や敷地内にアナウンスすることで、誰かに伝言を頼む、呼び出しに気づくまでに時間がかかるなどの無駄な手間や時間を省くことができ、業務の効率化につながります。
ページング機能ではアナウンスの他にも、チャイムを鳴らして定時であることを伝えたり、音楽を流したりすることも可能です。
(構内放送設備やビジネスフォンの機種にもよります)
ページング機能の使い方
ページング機能の使い方を簡単にご紹介します。
機種によって違ったり、職場の設定によっても違ったりしますので、実際は使用しているビジネスフォンの取り扱いマニュアルを読んだり、職場の担当者に聞いたりしてから使用することをおすすめします。
ページング機能を使用する流れ
ページング機能を使用する流れは以下になります。
- 受話器をとる(子機等の場合、通話ボタンを押す)
- ページング機能に割り当てられた特番を押す/オートダイヤルボタンなど決められたボタンを押す(割り当てられている特番の番号やボタンの場所は、その職場の設定により異なります)
- アナウンスする
- アナウンスが終わったら、受話器を置く(子機などの場合、通話ボタンを押す)
このように、ビジネスフォンのページング機能なら非常に簡単に構内放送が可能です。
アナウンス前に予告音が入る場合には、その予告音が鳴り終わるのを待ってから話し始めます。
ページング機能を使用したい場合の注意点
便利なページング機能ですが、使用する前に準備、確認が必要なポイントがあります。
ビジネスフォンだけでなく、構内放送設備が必要
ページング機能は、ビジネスフォンだけでなく、アンプやスピーカー、アダプターなど構内放送設備も必要になります。
また、すでに建物内に構内放送設備がある場合、導入したいビジネスフォンの機種と連携可能かどうかを確認しておく必要があります。
従業員や近隣住民への音量の配慮
構内放送の音量については、実際に業務で使用する前に確認が必要です。
音量が小さすぎては従業員にアナウンス内容が伝わらず、大きすぎれば従業員や近隣住民に不快な思いをさせることになります。
どの程度の音量ならしっかり聞き取れ、かつ不快にさせないのか、業務で使用する前に試しにアナウンスやチャイムなどを流し、適切な音量を把握、設定するようにしましょう。
できるだけ小さい音量でアナウンスを行うためには、話し始める前に予告音(「ピンポンパンポン♪」といった音)を入れると効果的です。
人は意識を向けたものの方が良く聞こえるという脳の働きを持っています。(選択的注意やカクテルパーティ効果などよばれるものです)
そのため、予告音を鳴らし、注意を引いてから話し始めると、同じ音量でもグッと聞き取りやすくなります。
また、もし敷地外にも聞こえる音量になってしまう場合、事前に近隣住民に構内放送利用のお知らせをお伝えしておくと理解を得られやすくなります。
ページング機能(構内放送設備との連携機能)があるおすすめのビジネスフォン
サクサ『PLATIAⅡ』
画像引用元：PLATIAII | プロダクト | サクサグループ
PLATIAⅡⅤシリーズはマルチゾーン対応のため、専用の基地局とコードレス電話機を使えば、オフィスのどこにいても、どこに移動しても途切れることなくコードレス電話機による通話ができます。
また、スマートフォンとの連携についても、スマートフォンとの連携機能「MLiner」によりスムーズに行うことができます。
(MLinerについて気になる方は、詳しくご紹介していますので以下の記事をご覧ください。「サクサ「PLATIAⅡ」のスマホ連携機能「MLiner」が便利！詳しい機能をご紹介！」)
建物内のどこからでも構内放送ができるようになる為、一度自席に戻って呼び出しをする必要もなく、効率的に動くことが可能です。
サクサ PLATIAⅡについて、詳しくはコチラのページをご覧いただくか、オフィス電話本舗までお問い合わせください。
NEC『UNIVERGE Aspire WX』
画像引用元：UNIVERGE Aspire WX : キーテレフォン/IP-PBX : 製品 | NECプラットフォームズ
UNIVERGE Aspire WXにはUC100というツールがあります。
このUC100はWebブラウザ、スマホアプリ、PCアプリから使用でき、電話や、ビジネスチャット、映像付きのWeb会議などがツール上で使用可能です。
また、このツールを使用している登録ユーザーのオンライン状況や公開メッセージ(予定や連絡事項など自由に入力可能)の確認ができます。
この情報から、特定の人を呼び出したい時に、内線にかければよいのか、ページング機能を使用すればよいのかすぐにわかる為、非常に便利です。
NEC『UNIVERGE Aspire WX』について詳しくはコチラのページをご覧いただくか、オフィス電話本舗までお問い合わせください。
ページング機能で業務の効率化！
ページング機能を使えば、それまで個別に呼び出すことに時間がかかったり、難しかったりした場面でも、スムーズに呼び出せるようになります。
呼び出す方の手間も減り、呼び出してから相手に伝わるまでにかかっていた時間も減る為、業務の効率化につながります。
主に倉庫や工場などで活躍している機能ですが、他にも小売店の店内アナウンスなどで使用されることもあります。
自社の業務でも活かせそう！という場面があれば、ぜひ使ってみてください。
もしまだ設備がない、これからビジネスフォンの導入も考えるなどありましたら、お気軽にオフィス電話本舗までご相談ください！
