ビジネスフォンは別名「多機能電話機」とも言われ、ビジネスにおける業務をスムーズに進めるためのさまざま便利機能が搭載されています。
数ある機能を使いこなすのは大変ですが、いくつか取り入れるだけで業務はぐっと楽になります。
この記事では、ビジネスフォンを新たに導入した企業や初めてビジネスフォンを触る新入社員の方をはじめ、毎日オフィスで使用しているという方に向けて、オフィスでの電話業務にすぐに役立つ便利機能を4つ紹介したいと思います。
◆外線間転送
「外線間転送」とは、オフィスのビジネスフォンで受けた電話を、社外にいる社員の携帯やスマートフォンに転送する機能のことです。
オフィスのビジネスフォンを一旦保留にして転送先の電話番号を押すことで、社外の担当者に外線電話をつなげることができます。
携帯やスマートフォンを内線電話のように使えるため、後からかけ直す手間が無くなり電話業務がスムーズに行えます。お客様を待たせることがないので「すぐに担当者につながる」という好印象を持たれるでしょう。
こんな方におすすめ！
・外出の多い営業部署などで担当者が不在がちで常に折り返しをしている
・余計な手間や負担をかけずに転送したい
・お客様をお待たせすることなく、スムーズな電話業務を目指したい
◆短縮ダイヤル・ワンタッチダイヤル機能
スマートフォンと同じように着信履歴や発信履歴から検索し、電話番号をプッシュしなくても電話をかけられるリダイヤル機能を使用している方は多いかもしれません。
これに対して、よく発信する番号を事前に登録しておくことで、発信時に電話番号を入力する手間を省いてくれるのが短縮ダイヤルやワンタッチダイヤル機能です。
「短縮ダイヤル」は2〜4桁の番号に電話番号を登録する機能で、「ワンタッチダイヤル」は電話機のボタンに電話番号を登録する機能ですが、登録できる件数には大きな差があります。
「短縮ダイヤル」と「ワンタッチダイヤル」の違いは以下の通りです。
-短縮ダイヤル
-登録済みの2～4桁の数字、たとえば「001」「0002」などの短い番号にダイヤルするだけで該当の電話番号を呼び出し、素早く相手に電話をかけることのできる機能
-最大100件まで宛先を登録することが可能
-原稿送信時は、[短縮]を押したあと、2桁の登録先番号（00～99）を入力するだけで宛先を指定できる
-ワンタッチダイヤル
-登録済みの宛先を1回のキー操作で呼び出す機能
-最大15件まで宛先を登録することが可能
-原稿送信時は、登録先のワンタッチダイヤルキー（01～15）を押すだけで宛先指定ができる
登録件数が少ない場合はワンタッチダイヤルでも十分ですが、会社で共有したり、多くの件数を登録するなら短縮ダイヤルが便利です。
こんな方におすすめ！
・取引先や顧客が多く、いつも名刺フォルダーの中から電話番号を探して手入力している
・1日に何件も電話をかけるので、なるべく架電の手間を省きたい
◆代理応答
「代理応答」とは、不在もしくは通話中のビジネスホンに内線が入ったとき、他の人がかわりに代理で内線をとることができる機能です。
他部署など周囲のビジネスフォンがよく鳴っているという場合に便利です。
代理応答には「内線番号指定代理応答」「自グループ内内線代理応答」「グループ指定内線代理応答」の３種類があり、用途に応じてカスタマイズして使い分けることも可能です。
また、着信に対して一定時間経過しても応答しない場合に、かけてきた相手へメッセージを流すことができます。
内容をキャッチアップすることで、大事な電話の取りこぼしを防ぐことができます。
こんなオフィスにおすすめ！
・遠くの席で鳴る内線を自分のデスクにあるビジネスフォンで応答したい
・通話中にかかって来た電話を逃したくない
・他部署が会議などで一時的に離席している間の電話を取ってほしい
◆自動音声案内(IVR)
自動音声案内はIVRとも呼ばれますが、IVRは（Interactive Voice Response）の略で、正確には「音声自動応答装置(IVR)」といいます。
主にコールセンターやカスタマーサービスセンターで活用されている機能で、顧客から問い合わせが入った際に録音された音声案内のガイダンスに従って数字を入力してもらい、自動応答を行うシステムです。
ダイヤル操作に応じて自動的に対応が振り分けられるため、問い合わせ内容によっては自動音声案内だけで終わる要件なども多くあります。
費用が高いというイメージがあるかも知れませんが、近年ではビジネスフォンの機能として利用しやすくなりました。
担当の部門が細かく分かれていても、自動音声で番号を案内して割り当てることことができるため、受電した社員が要件や内容を伺った上で他部署につなぐ対応をしなくて済みます。
こんな企業におすすめ！
・部署が複数あるため、電話応対や取り次ぎが煩雑になり時間がかかってしまう
・余計な手間や人員を割かずに業務効率化につなげたい
まとめ
ビジネスフォンの便利機能について解説致しました。普段の電話業務効率化のヒントに役立てていただければ幸いです。
便利機能といっても、機種によって使える機能は多少異なります。
一般的に中古ビジネスフォンは使える機能も限られ、最新機種にはさまざまな機能が搭載されています。
オフィス電話本舗ではビジネスフォン販売から工事まで対応可能です。
ビジネスフォンの導入や入れ替えをご検討でしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。経験豊富なスタッフが御社に最適なプランをご提案させて頂きます！
