オフィス電話本舗でよく頂く質問の一つに
「ビジネスフォン導入後にFAXも接続可能？」
「今のビジネスフォンにFAXも接続したい」
といったものがあります。
ビジネスフォンとFAXを接続することでメリットもありますが、注意点もあるので、確認しておきたいところです。
今回は、ビジネスフォンとFAXを接続する際の注意点やポイントについて解説したいと思います！
ビジネスフォンとFAXを接続するメリット
1.コスト削減になる
電話回線をFAX専用に使用していた場合、ビジネスフォンと接続することで回線数を減らし、月々の料金が安くなるというのが大きなメリットの一つです。
また、オフィス内で内線を利用したFAXの利用が可能になるため、社内で通話料金をかけずにFAXのやり取りが可能になります。
このため、ビジネスシーンで使われるビジネスフォンは、主装置(PBX)によって電話番号が1つの場合でも、複数の端末があれば契約した回線分が同時に対応可能になります。
つまり、顧客から電話が入った場合、1つの電話が電話中でも違う電話機で対応が可能になるのです。
サービスや契約によっても異なりますが、主要回線数は～数百回線ほど対応することが可能です。
2.FAXと通話が同時にできる
ビジネスフォンとFAXを接続することで、同じ電話番号でも複数チャンネルが使えたり、別回線の使用ができるため、FAXと通話を同時に行うことが可能です。
FAXの送受信を待ってから電話をかける必要がなくなるため、ストレスを減らし、FAXの送受信が多い企業では業務の効率化につながります。
こちらは家庭用の電話と変わりない機能になりますが、外線に発信したり、外線からの着信を受けたりする機能で、ビジネスフォンの基本的な機能となります。
ビジネスフォンとFAXの接続は可能？
まず、そもそもビジネスフォンとFAXが接続可能か？ということろですが、サービス内容によってはFAXと接続できるケースもあり、できないケースもあります。
電話番号の扱いに注意が必要な場合もあるので、どのようなケースでは接続できるか、接続する方法についても見て行きましょう。
ビジネスフォンとFAXの接続ができるケース・できないケース
FAXと接続可能なケースは、電話回線とFAX回線が別々の回線になっている場合です。
それぞれ単体で機能するため、接続した状態で、ビジネスフォンもFAXも使用することができます。
ビジネスフォンとFAXが接続できないケースは、同じ回線を共用している場合です。
どちらか一方が使えなくなる、という事態に陥ってしまいます。
注意点
同じ回線を使用しているビジネスフォンとFAXを接続するには、FAX用の電話回線を別に用意する必要があります。
ひとつの電話番号でも、電話の発着信・FAXの使用は可能ですが、同時に使用したい場合に支障が出ます。
たとえばビジネスフォン使用中にFAXの送受信ができず、FAX使用中はビジネスフォンでの通話ができないという具合です。
電話とFAXを同時に使うケースが多いビジネスシーンでは、やはりFAXの電話番号が必要でしょう。
FAX接続には工事が必要
ビジネスフォンとFAXを接続する場合は、専用の工事が必要になります。
配線工事には資格が必要となり、したがって、FAXを接続する際には業者さんにお願いすることになります。
工事の費用が大体どれくらいか、事前に見積もりを取るなど、料金を把握することも大切です。
ビジネスにおいて「いつも話し中」「なかなかつながらない」という状態だと、顧客に不信感を与えてしまいますが、ビジネスフォンがあれば、複数の着信に同時に対応することが可能です。
使用できるFAXの機種の確認
ビジネスフォンのサービスによっては、使用できるFAXの機種が異なるため、どのタイプが使えるのか事前に確認する必要があります。
回線の種類やFAXの種類により接続できるもの、できないものがあるので、使える種類を確認してから具体的な工事やレイアウトの検討に入るとスムーズです。
まとめ
ここまでビジネスフォンとFAXを接続することで生まれるメリットや注意点について見てきましたが、いかがだったでしょうか？
ビジネスフォンとFAXを接続することで、業務効率化やコスト削減になることがお分かり頂けたのではないでしょうか。
オフィス電話本舗でも、FAX接続や機種についてのご相談も可能です。
FAX接続を検討されている方は、ぜひお気軽にオフィス電話本舗にお問い合わせください！誠心誠意お手伝いさせて頂きます！
