ビジネスフォンを導入すると、初期費用だけではなく毎月の使用料も発生します。
個人はもちろん、ビジネスシーンにおいてもスマートフォンが普及し、ネット回線を使用しメールやチャットなどリアルタイムでの連絡が可能となった現代において、コストをかけてまでビジネスフォンシステムを導入する必要があるのか、考える企業は少なくありません。
今回は、ビジネスフォンが企業に与える具体的なメリットをご紹介しますので、導入の参考にしてみて下さい。
ビジネスフォン導入のメリットその1 信用性の確立
企業にとって、電話やFAXなどの通信システムは必要不可欠なものです。
各種手続きや契約において、固定電話の番号がない場合、申し込み自体を断られるケースもあります。
また、お客様対応が必要となる業種においては、フリーダイヤル番号を取得する事も求められます。
メールやチャットなど便利な通信機器は存在しますが、企業の信頼性という点では、電話の存在は大きなものなのです。
ビジネスフォン導入のメリットその2 通信コストの削減
ビジネスフォンを導入する事で、複数の電話番号を1つの電話機で受ける事が可能になります。
電話機の台数分、回線を契約する必要がなくなるため、大幅な通信コスト削減に繋がるのです。
規模の小さい企業では家庭用電話を使用するかと思いますが、その場合回線は一つですの、もちろん一人の相手との会話中に、他の電話を取ることができません。
（キャッチ機能など、一時的に繋ぎ、再度折り返す必要等が出てきてしまいます。）
急を要するお客様からの入電に十分な対応が出来なかったために、クレームとなってしまうことも考えられるのです。
ビジネスフォン導入のメリットその3 業務効率の向上
ビジネスフォンの場合、一つのシステムで同時通話をする事が可能です。
電話をかけてきた相手が、何度電話しても通話中で電話が繋がらないという状況にならず、顧客満足の向上が図れるとともに、折り返し作業に要する時間や労力と言ったコストを削減できますので、企業側の業務効率の向上が実現できます。
また、ビジネスフォンの内線機能なども、企業内の業務効率向上に貢献します。
受けた電話を担当者に転送するだけでなく、社員同士の連絡に内線機能を使用する事で、通話料をかけずにスムーズなやり取りが出来るのです。
さらに、ビジネスフォンには様々なオプション機能が備わっています。
例えば、リモートコールバックという機能では、外出先でもスマホを使用して企業の電話番号から取引先へ連絡が可能です。
外回りの多い営業社員などは隙間時間で細かな連絡を行えますので、無駄のない業務が実現できます。
また、通話モニターという機能では、従業員とお客様の会話内容を他の社員が通話モニターする事が出来ますので、新人社員の電話応対をリアルタイムでチェックし、的確な新人教育が行えるのです。
この様に、ビジネス利用に特化した電話機器ならではの機能が、企業に様々な効果をもたらすのです。
ビジネスフォン導入のメリットその4 セキュリティの強化
ビジネスフォン導入で、企業のセキュリティ強化にも繋がるとはどういったことでしょうか？
例えば、FAXの宛先を間違え、重要な情報が無関係の相手に届いてしまった場合を考えてみましょう。
誤送信の情報が顧客に関する情報であった場合、“個人情報の漏えい”となり、企業にとっては大変大きな信用問題に発展します。
ビジネスフォンの製品によっては、FAXの誤送信を防ぐための、誤送信抑止機能を付いているものがありますので、企業の情報セキュリティ面の強化を図ることが出来るのです。
また、ビジネスフォンとインターネットシステムがセットとなった製品であれば、インターネットのセキュリティ強化に必要な機能が多数用意されています。
近年世界中で起こるサイバー攻撃のリスクを、ビジネスフォンシステムで抑える事ができるのです。
ビジネスフォンには導入コスト以上のメリットがある
いかがでしたか？
ビジネスフォンには、導入や運用のコスト以上に大きなメリットがあるのです。
具体的な導入を検討する場合は、まず自社に必要な機能の見極めから始めましょう。
