ビジネスフォンには、機種やメーカー、サービスによって付属される機能が変わってきます。
より使い勝手の良さを求める場合には多くある機能の中から会社にとって使いやすいものを選ぶ必要がでてくるでしょう。
ビジネスフォンには多くの機能が付いているものもありますので上手に使い分ける事が大切になってきます。
今回はそんなビジネスフォンにあるいくつかの通信機能について簡単にみていきましょう。
ビジネスフォンについている機能１
ビジネスフォンについている機能の中でも多くの人が利用したことがあるのが音声案内ではないでしょうか。
通称ＩＶＲ、自動音声応答と呼ばれています。
電話をかけるとまずは電子音での音声案内が流れてき、その後の選択肢によって繋がる場所が変わるというものです。
良く郵便物の不在表の連絡等に使われていますが、ビジネスフォンを設定することによってこの機能を付けることが出来ます。
ビジネスフォンについている機能２
次に基本機能である留守番電話案内と似通った機能になりますが、通話録音をすることが出来る機能もあります。
特にビジネスでの通話では出来るだけ円滑に作業を進めるために録音機能を使いたい場面も多くあるかと思います。
この機能は外線だけでは無く内線でも利用出来るのでより使い勝手のよい設定をしておくことが求められますが、録音された音声の管理方法などはデータは直に溜まってしまいますので、事前に把握しておく方がいいかもしれません。
また、反対に外部とのやりとりを録音するのではなく、自分の音声を録音してメッセージとして使う機能もあります。
ビジネスフォンについている機能３
外線から多く電話がかかってくる場合に効率よく使える機能としてACD、自動着信呼分配という機能があります。
これは複数の外線を複数の受話器によって対応している場合、かかって来た電話をより効率良く空いている受話器へ送信する機能の事を指します。
電話がかかって来た時に空いている受話器に転送をするのか、より待機時間が長い受話器に向けて転送をするのか等も選ぶことが出来ます。
まとめ
ビジネスフォンの機能について色々と見ていきましたが、他にもボイスメール、電話会議、FAXメール受信、通話開始前ガイダンス等、様々な機能が開発されています。
ビジネスフォンは基本機能だけでも使い勝手が良いものですが、会社の形態によっては必要な機能必要のない機能があるのかと思いますで、より便利に使えそうな機能を利用するとよいでしょう。
