働き方が多様化している近年、ビジネスフォンの機能も時代に合わせ年々進化を遂げています。
今回は、ビジネスフォンの代表的な機能である「内線機能」に注目し、細かくご紹介していきたいと思います。
ビジネスフォンの内線機能とは
内線機能とは、外線を受けた人が担当者に電話を引継ぐ方法です。
通話を一旦保留にし、担当者に割り振られている内線番号をプッシュする事で引継ぎを行います。
規模の大きい企業など、フロアが分かれる部署への引継ぎであってもスムーズに行う事ができ、業務の効率化が図れる魅力的な機能です。
この内線機能は近年進化を遂げ、更なる業務効率化を後押ししています。
従来であれば、内線電話を繋ぐ際は、担当者が社内にいる事が原則であり、社外にいる場合は、「〇〇は席を外しておりまして、戻り次第こちらから折り返させて頂きます」と一旦電話を切るといった対応のみでした。
その為、担当者の不在時間が長ければ長いほど、お客様や取引先への対応が遅れてしまっていたのです。
もちろん緊急の用事であれば、電話を切った後に携帯電話に至急の電話がありと伝言を伝え、外出先から折り返すというケースもあります。ですが、それでも多少のタイムロスは発生します。
近年のビジネスフォンの内線機能では、このような問題が解消できるようになりました。
ビジネスフォンで受けた外線を保留にし、直接担当者のスマホへ転送する事が可能となったのです。
また、外出中の社員がスマホからビジネスフォンの内線番号を呼び出すことも可能ですし、社外にいる社員同士で、スマホを利用して内線通話もできるのです。
内線通話ですと、通信費用は掛からないため、大幅な通信費削減となります。
この様に、社内・社外などの場所に囚われず、また通信費の削減にも貢献する内線機能の進化は、業務効率を劇的に向上させる機能と言えます。
ビジネスフォンの内線機能、その種類とは
「内線機能」と一言でいっても、多種多様な取り次ぎ方が存在します。
まず一般的な「内線通話」は事前に割り振られた番号を基に、通信費ゼロで通話が可能です。また、内線電話を別の相手に転送する「保留転送」も便利な機能です。
行える転送は1度のみではありません。
AとBが通話
↓
転送し、AとCが通話
↓
転送し、AとDとが通話
上記の様に、何度でも保留転送が可能な「多段転送」も、業務上大変便利な機能です。
この他に、事前登録したグループを、内線から一斉に呼び出しする「一斉呼出機能」や、内線が繋がらない場合に、別の内線で代理応答をする「ピックアップ機能」などもあります。
もちろん、内線をスマホに転送できるからと言って、必ずしもかかってきた時に対応が出来る状況とは限りません。
その場合「内線着信規制」という機能を利用することで、アナウンスでの対応に切り替えることも可能です。
内線機能を使いこなすことで、業務効率化！
この他にも様々な内線機能がビジネスフォンには備わっています。
多機能な製品も、使わなければ意味がありません。
「内線機能」をつかいこなし、業務効率化を図りましょう！
