現在のビジネスフォンは、多種多様な機能が装備されています。
メーカー各社は、標準搭載の機能の進化に加え、関連機器との連携が可能となるようなオプション機能の追加まで、ビジネスの現場を包括的にサポートするよう、日々技術革新を行っているのです。
しかし、ユーザー側にとって“多機能”というメリットは、操作や運用の方法の複雑化や、使用料金の高額化などのデメリットも含んでいることを忘れてはいけません。
さらに、ビジネスフォンの各機能は、企業の体制や業務内容によっては全く不必要なものも存在しますので、導入時には運用面も含めた見通しが必要となります。
今回は、ビジネスフォンの機能の中でも特におすすめな３つの機能について詳しくご紹介します！
外出先での電話対応におすすめ「リモートコールバック」
ビジネスフォンは、会社に設置された固定電話です。
内勤であれば固定電話だけで支障はないですが、営業や販売職などの外出が多い社員の場合、スマホを使用しているケースが多いのではないでしょうか。
この場合、既にスマホの番号を伝えている取引先を除き、お客様などに対しては、個人の番号から電話を掛ける事はあまりおすすめできません。
電話が発端となるような詐欺事件が数多く発生している昨今において、見知らぬ番号からの電話はかなり警戒心が強くなるものだからです。
また、個人使用のスマホを利用する事は、通信費の負担などの問題もはらんでいます。
この様な問題を解決する機能が、リモートコールバックです。
外出先でスマホから会社の電話に一度コールを入れる事により、ビジネスフォン側の主装置が稼働し、自動的にコールバックが起こります。
そしてコールバック後、実際に電話をかける相手の弁護卯を入力する事で、発信元番号は会社の番号となるのです。
この際の通信費はもちろん全てビジネスフォン側に計上されます。
業務効率改善！「外線手動転送」
担当者が外出している場合“戻り次第折り返し”と対応するケースがあると思いますが、ビジネスフォンの外線手動転送機能を使えば、その負担を解消する事が可能です。
同じ建物内で内線転送をする機能は現在どの企業でも当たり前に使われていますが、外出している社員のスマホに転送することで、業務効率は格段に上がるのではないでしょうか。
急を要するお客様からの入電の際などもお待たせすることがない為、顧客満足度の上昇に繋がると言えます。
お客様の二度手間を防ぐ「通話モニター」
電話を最初に受けた社員に対し細かく伝えた要望を、担当者に転送されたことで再度説明することとなった経験は皆さま一度はあるのではないでしょうか。
本来は、内線で引き継ぐ際に伝えておくべき内容ですが、徹底されてるケースは少ないようです。
また、新入社員が電話対応を行う場合、対お客様との会話の中で言葉遣いや言い回しから、相手に失礼な表現が出てしまう場合もあります。
この様な場合に活用するべき機能が「通話モニター」です。
これは特定の通話を第三者が同時にモニターできるという機能です。
あくまでもモニターですので、第三者側の音声は入らずに、対象回線の通話音声を聞くのみになってしまいますが、会話の流れや、言葉遣い・言い回し等をリアルタイムで把握することが可能です。
電話対応の実践を積みながら、実践的な研修を受けることが出来、人材育成に役立つのです。
各種機能は導入時に検討しよう
今紹介した機能以外にも、まだまだたくさんの機能があります。
どの機能が必要で、どの機能が不必要なのか慎重に選別をしながら、作業効率のアップ、経費の削除、そして顧客満足度の向上を目指しましょう。
