会社で欠かすことのできないもの、それがビジネスフォンです。
取引先との連絡、業務提携先との打ち合わせ、新規顧客の開拓など、ビジネスフォンは多くのオフィスで活躍しています。
ビジネスフォンを利用する場合、専門業者と契約する必要があります。
ここではビジネスフォンの導入までの流れを紹介します。
問い合わせ、打ち合わせ
オフィスにビジネスフォンを導入することが決まると、専門会社に問い合わせを行います。
ビジネスフォンの導入が初めての場合、どのようにすれば良いのか分からない点も出てきます。
まずは業者に問い合わせて、ビジネスフォンの説明を受けることが望ましいでしょう。
業者のWEBサイトなどにも、ビジネスフォンの詳細を記載しています。
しかし実際に見ても、内容が分からないことがありますので、不明な点は問い合わせてください。
また他社からの見積もりがある場合、その料金が妥当なのかを聞いてみるのも良いでしょう。
業者の中には問い合わせが終わった後、説明を含んだ打ち合わせにくるところもあります。
この場合、とりあえず説明を聞くだけでも構いません。
まずはビジネスフォンに対しての疑問を払拭することが大切です。
現地調査
問い合わせ、打ち合わせが終わり、ビジネスフォンの導入を決めた後、オフィス内の現地調査を行うことになります。
現地調査の時に、現在の電話の利用状況や利用環境などを確認します。
また、何かしらの原因によって工事ができない時は、代替案を提出する場合もあるでしょう。
調査によって工事が可能であることが分かれば、ビジネスフォン設置時の説明などを行います。
どのように活用するのか、どんな時間に活用するのかなどを、できる限り詳しく業者に伝えておきましょう。
見積書、提案書の提示
オフィス内の利用状況や利用環境などが確認でき、ビジネスフォン設置時の説明が終わると見積書を提示されます。
また、前回工事ができないことが分かった場合、この時に代替案と見積書を提示することもあります。
見積書の内容をよく確認して、疑問点をすべて払拭してください。
この時点で納得のいく受け入れができないと、後々のトラブルの元になりかねません。
分からないことをそのままにするのではなく、しっかり聞いておくことが大切です。
工事開始
見積書を了承すれば、いよいよビジネスフォンの工事が始まります。
ビジネスフォンの設置工事は業者によって異なりますが、だいたい半日～1日程度で終了します。
電話機の入れ換え工事の時、通話不能時間が発生することになります。
仕事の関係で電話を止めたくない場合は、休日や夜間工事などを選択してください。
日中の工事を選択した場合は、取引先などにも告げておくと安心できるでしょう。
工事が完了すると利用状況を確認し、問題なければ終了です。
まとめ
ビジネスフォンの導入が決まると、様々な手続きが出てきます。
手続きは専門業者によって変わりますが、基本的なことは大体が同じです。
導入までの流れを事前に把握しておけば、手続きはスムーズに進めることができるでしょう。
