オフィス新設や移転、レイアウトの変更に伴うビジネスフォン導入や増設の際には、自社の社員で工事をすることは難しく、専門の工事業者に依頼するのが一般的です。
では、工事業者に依頼するにあたり、どのような手続きが必要になり、どんなことに注意すれば良いのでしょうか？
工事業者に丸投げしてしまうと、後々トラブルが起こる可能性もあり、余計な手間が増えたり、出費が増えたりする原因にもなりかねません。
そんな事態を避け、スムーズにビジネスフォン工事の手続きを行うために注意するべきポイントについて、解説したいと思います。
ポイント1. 電話回線が絡むケースの場合、手続きはお早めに！
ビジネスフォンは家庭用の電話機と違って、少ない回線で多くの電話機に繋げられるのが特徴です。
そのため、多くののケースで回線工事が必要になり、回線業者と電話工事業者の調整が必要な場合は、とにかく時間がかかります。
オフィス新設や移転時に間に合わない！ということにならないためにも、回線業者に早めに連絡をすることが大切です。
もし工事予定がわかっていれば1ヵ月前、最低でも3週間前には業者に手続きの依頼をすることが望ましいでしょう。
移転をされる場合には、現在の電話番号が使用できるか、電話番号の変更が必要か、などを事前に確認しておきましょう。引越し先によって電話番号が変わる可能性もあるので、詳しくは局番なしの「116」へ電話して確認することができます。
工事当日になって、初めて電話回線が引かれていない！というトラブルも実際ありますので、電話回線の手配関係については、必ず事前に確認しましょう。
ポイント2.工事前に下見をしてもらう
工事を確実に行うためには、できる限り下見を行ってもらうことも重要です。
ビジネスフォンの新設・移転では建物の特徴を把握する必要があったり、レイアウトを変更されるケースが出てくることも多いので、事前に下見をしてもらうことをおすすめします。
下見でチェックするのは、主に以下4点です。
・壁で区切られたスペースに配線可能か
・どんな機器が必要になるか
・別フロアへの配線は可能か
・古い建物の場合、電話線の配管がつまっていないか
下見をしてもらうことで、工事当日に起こり得る予期せぬトラブルを防ぐことができます。
ポイント3.まずは主装置（PBX）の場所を決める
レイアウトを決める際に重要なのは、まずはビジネスフォンの主装置（PBX）の設置場所を決めることです。
配線によってオフィスの動線が妨げられないか、メイン通路がスムーズに通れるか、といったことに注意して、配線が隠れるように設置してもらいましょう。
乱雑な印象にならないよう見た目も意識して、できるだけ見えない場所に設置してもらうのがおすすめです。
火災などの事故防止のためにも、直射日光や高温多湿の場所を避けることも意識したいところです。
また、将来的にビジネスフォンを増やすことも出てくるかも知れません。
主装置（PBX）のスペックやビジネスフォンの増設が可能かどうかについても、確認しておくと良いでしょう。
ポイント4.電話工事とLAN配線を同時に行うのがベスト
現在では、オフィスに限らずインターネットの設置は当たり前ですが、インターネットの開通と電話工事を別々の業者、違う日程で行う場合、配線の接続に問題が出るケースも見受けられます。
特に大規模オフィスなどで電話の配線が多い場合、インターネットのLAN配線と絡まるなど、配線のトラブルが起こることとがあります。
こういったトラブルを防ぎ、配線をスムーズに行うためには、電話工事とLAN配線工事を同日に行うのがベストです。
LAN配線に関しても、配線の長さが足りなかったり、タイルカーペットやOAフロアを剥がす必要が出てきたりとトラブルが出易いため、やはり工事業者に依頼するのが賢明でしょう。
ポイント5.工事中の立ち会いも大事
電話工事が完了して、業者が帰った後に不備やトラブルに気付いた場合、工事料金とは別に料金を請求されてしまうこともあります。
その点、工事中に不備などに気付けば、その場で対応してもらえます。
工事中はできるだけ立ち合い、工事が完了した後は、業者が帰ってしまう前に電話が正常に使えるかチェックしておきましょう。
まとめ
ビジネスフォン工事の際に気をつけたい注意ポイントを紹介させて頂きました。ちょっとした意識で出来るものばかりなので取り入れて頂ければと思います。
自社のオフィスはどうか？不安がある方は、信頼できる専門業者を見つけることが大切です。
オフィス電話本舗では、ビジネスフォンの準備から工事まで、格安料金で承ることが可能です。
サポート体制もしっかり整っており、多くのお客様にリピートして頂いております。
ご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください！
