ビジネスフォンの導入は、経費削減や業務効率化など様々なメリットを有しています。
しかし、デメリットももちろん存在します。
今回はビジネスフォン導入で予想される２つのデメリットについてご紹介します。
ビジネスフォンのデメリットその1 初期費用の負担
ビジネスフォンの利用は長期的に考えれば経費削減となりますが、もちろん導入時の費用に関しては大きな負担となります。
電話機本体はもちろん、付属品の購入や回線工事費用など、企業の規模によっては高額となるケースもあります。
初期費用の内訳は大まかに分けて、電話機本体・主装置・ユニット・工事の４種類です。
このうち最も負担額が大きいのは、電話機本体の費用でしょう。
当然ながら最新機種で、性能が良いものほど単価は高くなります。
現在の料金相場は、10～30 万円×台数分と言われています。
しかし、初期費用は抑える事も可能です。
電話機本体を中古品で揃えた場合、1台あたり5万円程度で購入できるものも多くあります。
ただ、中古の場合は機能面において不十分なケースもありますので、注意が必要です。
また、最新機種を揃えたいけど初期費用も抑えたい場合、リース契約で導入するという方法もあります。
工事費用に関しては、各社キャンペーンなどが行われていますので、相見積もりを取るなど、慎重な比較検討をするようにしましょう。
ビジネスフォンのデメリットその2 運用・管理作業の負担
ビジネスフォン導入後のデメリットとして考えられるのが、、運用や管理作業の負担が増える点です。
電話対応の操作に慣れるまで、内線への転送や、応答保留などの作業に細かなミスが多発する可能性があります。
お客様からのお電話を、転送できずに切ってしまうことで、クレームとなってしまうことも考えられます。
顧客満足の上昇を目的に導入したビジネスフォンの操作ミスで、お客様を不愉快にさせてしまったら本末転倒です。
導入時には取り扱い方法の研修を行うなど、対応部署を中心としたフォローが必要となります。
また、導入時には電話帳登録など細かな設定が発生するため、それらも担当者の負担となります。
しかし、一度電話帳や短縮ダイヤルへの登録が完了してしまえば、電話をかける度に番号を確認、プッシュする作業が不要となりますので、その後の効率は一気に上がるでしょう。
外回りの多い営業社員に関していえば、会社への入電をスマホに転送できるようになった事で、作業効率は格段に上がります。
しかし、商談中などであっても電話がかかってきてしまう為、その都度中断されることとなる点がデメリットとして考えられます。
仕事内容の優先順位をつけて、柔軟性をもって対応する事が大切です。
デメリットはメリットを最大限得るために必要なもの
ビジネスフォンの利便性を使いこなせない場合、メリットを享受できないまま管理作業等新たな負担が増えてしまうという、オーバーワークになってしまう可能性もあります。
ビジネスフォンとはあくまでも“ツール”ですので、いくら便利になったとしても、それを使いこなす人の能力が不足している場合、望ましい結果にならないという点を理解しておかなければいけません。
