オフィスを移転する際に、ビジネスフォンの配線や電話回線なども移転手続きが必要なことをご存知でしょうか？
移転先のオフィスでは配線設置だけでなく、電話回線事業者（NTT等）の移転手続き、移転先では電話回線をビジネスフォンの主装置（PBX）の接続など、さまざまな手続きが必要になりますが、タイミングが重要になってきます。
というのも、オフィス移転の場合、ビジネスフォンの移設完了まで2週間～1ヵ月程度の時間がかかるためです。
そこで今回は、安心してビジネスフォン移設を進めるために、手続きの流れや注意点について解説していきます。オフィス移転のご予定がある方は、ぜひ最後までお読みください。
移転前に確認しておきたい3つの項目
ここからは、オフィス移転が決まった段階で確認しておきたい3つの項目について解説します。
1.移転スケジュールの確認
オフィス移転が決まったら、まずは工事のスケジュール確認をしましょう。
ビジネスフォンの移設には約2週間～1ヵ月程度の時間がかかります。
工事は、電話回線工事とビジネスフォンの設置・設定工事の2種類が必要になります。
このため、多くの企業は移転先となる不動産契約をする1～3ヵ月前から移転の申請と電話回線工事の手配を、電話回線の工事手配の約半月後に、ビジネスフォンの設置・設定工事を行います。
電話回線とビジネスフォンの設置工事を同じ日に設定しておくと、一度の工事で済むので手間が省けます。
電話回線やビジネスフォンの工事は、時期によりかなりの混雑が予想されます。
できるだけ早い段階で手配しておくことで、移設工事をスムーズに進めることができます。
2.移転先電話番号の変更の有無を確認
意外に思われるかも知れませんが、同じ市町村や区内の引っ越しでも電話番号が変わってしまうことがあります。その場合、名刺や看板、ホームページなどで周知したり、移転先でビジネスフォンの設定変更などが必要になり、余分な費用が発生することになります。
事前にNTTなどに連絡をして、確認しておきましょう。
3.新オフィスのレイアウト確認
新オフィスのテナント物件が決まったら、レイアウト案を作成しましょう。
ビジネスフォンを利用するには、電話回線やLAN回線を接続したり、主装置（PBX）を設置する必要があります。レイアウトは社員が作業がしやすく、ケーブルがすっきりしていて見た目にも美しく、棚・備品などの設置スペースを邪魔しないことが大事です。
大体のレイアウト案が決まったら、レイアウトを元にケーブルの配線を考える必要があります。レイアウト案とともに、新オフィスでどのように仕事を進めたいか、動線やイメージをビジネスフォン工事業者に伝えましょう。
最近のオフィスは、床が二重構造になっているOAフロアが多くなっています。
OAフロアは床下にケーブルを通すことができますが、他のケーブルと干渉してしまう場合もあるため、複合機（コピー機）やインターネット回線の配線なども含めて検討する必要があります。
図面や大体の案が固まったら、工事業者とともに新オフィスの下見を行います。図面との違いがなく、レイアウト案通りに配線が可能であることを確認しましょう。
オフィス移転はビジネスフォン見直しのベストタイミング
オフィス移転のタイミングは、従業員の数が増えたり、事業拡大といったケースがほとんどですが、主装置（PBX）に接続できる回線数はグレードによって決まっています。
回線が足りない場合は、ビジネスフォンの増設やは主装置（PBX）の買い替えを検討する必要があります。
現在の契約範囲で増設できるケースもありますが、移転後に増設や買い替えが必要な場合は、一度ビジネスフォンの販売会社に相談してみましょう。
移転のタイミングで増設や電話環境のまとめて見直すことで、コスト削減につながるケースも少なくありません。
まとめ
オフィス移転に伴うビジネスフォン移設で、確認すべき3項目について解説しました。
会社の電話は、業務への支障を避けるため、移設工事と増設工事をまとめて行うのが理想的です。あらかじめ業者に移転先での電話機の数や増設予定を伝え、業務への影響が出ないようにスケジュールを組むことが大事です。
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