オフィスの引っ越しではやるべき事が多く何かとバタバタしがちですが、事前に準備しておきたいのが電話やネットの移設・回線の手配です。
というのも、オフィスの移転に伴うビジネスフォンの移設では、移設が完了するまでに目安として2週間～1ヵ月程度の時間がかかるためです。
契約している電話回線の種類によっても期間は異なりますが、事前にどれくらい時間がかかるか確認しておくと安心です。
では、ビジネスフォンの移設をスムーズに進めるためにはどんな準備が必要なのでしょうか？
ここでは、移設のポイントを解説していきます。
移設前に確認したい5個の項目
ビジネスフォンの移設を工事業者に依頼する際、以下の項目を確認しておくと、工事の打ち合わせがスムーズに進みます。
① 現住所と移転先住所
② 現電話番号と回線種別
③ ご利用中のビジネスフォンのメーカーと型番、使用台数
④ 契約条件（購入品かリース品か）
⑤ 移転先の電話番号（決まっている場合）
リースのビジネスフォンも購入品と同様に移設ができます。
ただし、電話機の見直しやバージョンアップを行いたい場合は、解約ができないなど制約があることも。ご希望がある場合は、事前に確認しておきましょう。
電話番号変更の有無について
移転先の住所が決まったら、通信会社に電話番号変更の必要があるかどうか確認しましょう。
同じ市町村や区内の引っ越しであっても、同じ電話番号をそのまま使用できない場合もあります。
もし電話番号変更の必要がある場合は、名刺やホームページなどの変更作業が発生します。早めに確認しておきましょう。
新オフィスのレイアウト案を作成
移転先の新オフィスが決まったら、レイアウト案を作成しましょう。
ビジネスフォンの設置には、電話回線やLAN回線の接続、PBX（主装置）の設置が必要になります。
レイアウト案をもとにケーブルの配線を考える必要がありますが、この時に以下のポイントを押さえると、新オフィスでの動線がスムーズになります。
・スタッフの作業動線や、棚・備品を置いたりするためのスペースを邪魔しない
・ケーブルがすっきりしていて安全に移動できる、見た目にも美しいこと
最近のオフィスは、床が二重構造になっているOAフロアが多く、床下にケーブルを通すことができますが、他のケーブルと干渉してしまうケースも見られます。
複合機やインターネット回線の配線なども含めて検討しましょう。
図面の作成で案が固まったら、工事業者とともに新オフィスの下見を行います。
実際の環境をチェックして、案通りに配線が可能であることを確認しましょう。
オフィスの引っ越し日、工事日程
会社の電話は長時間止めることは避けなければなりません。
影響が最小限になるように、ビジネスフォン工事とビジネスフォンで利用する電話回線工事などを同日の同じ時間帯で組めるように調整することが望ましいでしょう。
色々とややこしい事が多く面倒・・・という場合には、全てオフィス電話本舗にお任せください！
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② 全国工事対応
例えば、東京から関西への移転などでも工事対応可能です！
③ 格安電話工事
安さの秘訣は、グループ会社による工事派遣となり、他社よりも格安です！
④ まとめて工事
電話工事だけでなく、ネットワーク構築やサーバー設置など、幅広く対応できるため、複数の工事会社と掛け持ちする必要がありません。
まとめ
オフィス引っ越しに伴うビジネスフォンの移設について解説しました。
移設に重要なのは、以下の通りです。
・ビジネスフォンの現状のプランを確認
・移設先の電話番号変更の有無を確認
・新オフィスでのビジネスフォン使用イメージを元にレイアウト案を作成
・電話工事業者に、現状と希望する状況を的確に伝え工事の日程を調整
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