オフィスで活躍するビジネスフォン、最近は様々な種類の電話機が出ていますので使いやすくなりました。
しかし、せっかく便利な機能がついているにも関わらず、上手に使いこなしていない方もいます。
ビジネスフォンに装備された機能を活用すれば、効率的な業務が実現します。
ここでは、知っていると便利なビジネスフォンの小ワザを紹介します。
リモートコールバック
ビジネスフォンの小ワザとして、まず「リモートコールバック」があります。
リモートコールバックというのは、例えば営業などにより外出した場合、取引先に対して携帯電話より会社の電話番号で相手に電話をかけることができる機能です。
相手には会社の電話番号が表示されますので、相手側としても安心できます。
「リモートコールバック」機能は簡単にいうと、自分の携帯電話を会社の電話として使用できるものです。
取引先などの相手に対する通話料金については、会社のビジネスフォンにかかります。
この機能によって、外出先での電話料金を軽減することができるでしょう。
携帯電話への登録方法は、ビジネスフォンによって変わります。
外回りの仕事をしている方は上手に活用しましょう。
着信お待たせ機能
次は「着信お待たせ機能」です。
「着信お待たせ機能」は、相手からの着信に対応できない場合、電話をかけてきた相手に対してお待たせメッセージを送出してくれる機能です。
取引先の相手をお待たせする時、とても便利な機能といえます。
ビジネスフォンの機種によっては、ビジネスフォンの中に「着信お待たせ機能」を装備したものもあります。
「着信お待たせ機能」を利用する時は、ビジネスフォン、あるいはPBXに内蔵されたボイスメールを使います。
利用する場合は、事前にメッセージを録音しておく必要があります。
通常は外線からの着信の時に使用しますが、オフィス内の内線着信にも利用できます。
盗難防止機能
「盗難防止機能」は、ビジネスフォンを利用する方はぜひ設定してもらいたい機能です。
ビジネスフォンの機種によっては、夜間などオフィスが無人の時に機能してくれるタイプもあります。
「盗難防止機能」は不審者の侵入があった時、ビジネスフォンに内蔵されたセンサーが察知してLEDランプや大きな音で知らせてくれます。
また事前に登録した電話番号宛に自動発信し、オフィス内の異常を伝えてくれる機能も備えています。
会社だからといって盗難などの犯罪が発生しないとも限りません。
犯罪を抑制する意味でも、この機能は積極的に活用しましょう。
まとめ
このようにビジネスフォンには便利な機能がたくさんついています。
機能を利用する場合、事前に設定する必要があります。
説明書に設定についての記載はありますが、不明な点は業者などに問い合わせて対処してください。
