こんにちは、オフィス電話本舗新人のMです。
大事な業務の時間にかかってくる迷惑電話にはどう対策したらよいのでしょうか？
今回は迷惑電話対策について詳しく解説します！
迷惑電話にはビジネスフォンの機能で対策しよう！
ビジネスフォンには迷惑電話を着信しない、長引かせないなど様々な対策ができる機能があります。
オフィスの業務に合わせて上手く組み合わせて使っていけるとよいでしょう。
着信拒否(発番号着信拒否・非通知着信拒否)
登録してある番号の電話や、非通知の電話を着信拒否する機能があります。
それらの番号から着信すると、自動で主装置が自動音声を流したり、通話中の音に切り替わったりしてそのまま着信せず切れる機能です。
NTTなど電話回線業者のサービスでも指定の番号の着信拒否を行うことができるプランがあります。
ビジネスフォンや電話回線、プランなどにより登録できる番号の数が違うため、必要に応じて組み合わせて使用するのもよいでしょう。
また、電話での営業に対して通話中にその後その番号からの着信を拒否する設定ができる発信規制登録機能というものもあります。
詳しくは当ホームページ「発信規制登録機能」をご覧ください。
クラウドPBXなら一括管理も可能
登録した着信拒否の番号などを、クラウドPBXなら一括で管理することができます。
番号の登録をするのにかかる時間を減らすことができるため、とても便利です。
通話録音のガイダンス
通話の最初に「電話応対品質向上のため、通話を録音させていただきます」という自動音声を耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか？
この録音していると告げることも、しつこい迷惑電話を長引かせない効果があります。
お断りきっかけ機能
お断りきっかけ機能のボタンにはインターホンの音などを設定してあることが多く、迷惑電話の通話中などにお断りきっかけ機能のボタンを押すことで通話を終了させるきっかけを作ります。
機種によっても異なりますが、お断りきっかけ機能では通信が途切れるようなノイズや、音声のアナウンスなどいくつかパターンがありますので、オフィスで使いやすいものを選ぶことができます。
フリーダイヤルやフリーコール等着信側が通話料を支払う場合
フリーダイヤルやフリーコールなどの場合、迷惑電話なのに着信した側が通話料を支払わなければいけなくなってしまいます。
そのため、迷惑電話を長引かせないというよりは、そもそも通話しなくて済むよう着信拒否できる設定が必要になります。
ビジネスフォンの機能で対応しきれない場合には、フリーダイヤルやフリーコールなどサービス会社からもオプションで着信拒否機能が提供されていることがありますので、是非確認してみてください。
例えば、フリーダイヤルを提供しているNTTコミュニケーションズでは、フリーダイヤル番号ごとに月額税込み33,000円で、登録してある番号の着信拒否が可能です。
フリーダイヤル（オプションサービス） | NTTコミュニケーションズ 法人のお客さま
迷惑電話対策をして快適に業務を行おう
- 集中して業務を行いたい
- 限られた時間の中で、必要なお客様への対応を丁寧にしたい など
迷惑電話を対策し、時間が取られなくて済むようになるとこうした業務への願いを実現させることができます。
迷惑電話にお悩みの方は、是非オフィス電話本舗にお気軽にお問い合わせください。
今のビジネスフォンでできる対策は何か、新しくどんなプランにはいったらよいかなど一緒に考えさせていただきます。
