こんにちは！オフィス電話本舗新人のＭです。
電話を受けながらメモを取ったり、パソコンを入力したり、資料を見たり…と色々していると、両手が使えたらなぁと思う事、ありませんか？
実はビジネスフォンでもヘッドセットを使用することで、両手を使えるようにすることができるんです！
今回はそんなビジネスホンとヘッドセットについて詳しく解説いたします！
どんなヘッドセットでも使える？
ビジネスフォンでは、普通の家電量販店に売っているようなヘッドセットを使うことはできません。
ビジネスフォンに接続できるヘッドフォンは、ビジネスフォン用のヘッドセットになります。
また、その中でもさらにどこのビジネスフォンメーカーに適しているかも異なっており、購入する場合には自社で使っているビジネスフォンに適合しているヘッドセットを選ぶ必要があります。
『ヘッドセットオンラインストア イーヘッドセットジェイピー NDK通信販売事業部』のようにビジネスフォン向けのヘッドセットを販売している会社だと、製品ごとにどのメーカーに適合しているかの記載があり、選びやすいためおすすめです。
もしビジネスフォンの導入の時からヘッドセットの使用を考えている場合には、ビジネスフォンの販売店に相談してみると良いでしょう。
ヘッドセットを選ぶポイント
ヘッドセットにはいくつか種類があります。ヘッドセット選ぶポイントには以下のような点があります。
①ヘッドフォン部分は片耳か、両耳か
ヘッドセットには、ヘッドフォン部分が片耳だけのものと、両耳のものがあります。
片耳のものは、通話をしながら周囲の音も聞くことができるため、他の社員と相談したり、周囲の状況を把握しながら通話したい場合におすすめです。
両耳のものは、周囲の音が聞こえにくくなるため、より通話に集中したい場合には両耳にすると良いでしょう。
②マイクブームの形状
ヘッドセットとマイクをつなぐ部分のことをマイクブームといいます。このマイクブームは直線のもの、曲線のもの、上下だけ動くものものあれば、自由に曲げられるものもあります。
自分の使いやすいものを選ぶのが一番ですが、自由に曲げられるものが一番口元に近づけやすいため人気です。
③ヘッドバンド
ヘッドフォンを頭に固定するための部分をヘッドバンドといいます。両耳のヘッドフォンであればヘッドフォン同士をつないでいる部分であり、片耳のヘッドフォンであれば、反対側に止めるためのパッドがついていることがほとんどです。
このヘッドバンドのサイズ感や、太さ、片耳の場合はパッドなども、長時間ヘッドセットを使用する場合には使いやすさの差が生まれるポイントになってきます。
④マイクの性能
マイクの性能も製品によって異なるため、選ぶ時のポイントになります。
おすすめはノイズキャンセル機能のあるマイクです。
どうしても会社だと周囲にも人がいるため、そのままだと相手が聞き取りづらくなってしまう可能性があります。ノイズキャンセル機能があれば安心して通話することができます。
⑤スイッチなど操作できる機器があるか
製品によって、マイクをミュートにできるミュートスイッチがあるものや、分岐用アダプタがありそこで音量やミュート、通話の開始終了を操作できるもの、ハンドセットリフターと呼ばれる受話器の自動上げ下げ機能があるものなどがあります。(ハンドセットリフターについては「ビジネスフォンのヘッドセットへの接続方法は？」の「①受話器の差込口にコードを差し込む」にて詳しくご説明します。
多機能なほど値段が上がってくるため、使用する場面をシミュレーションし、必要な機能の揃っているものを購入できるのが理想的です。
⑥コードがあるものか、コードレスか
詳しくは「ビジネスフォンのヘッドセットへの接続方法は？」でもご紹介しますが、ヘッドセットはコードで電話機とつながっているものと、コードレスで使用できるものがあります。
コードレスはコードの煩わしさを感じずに資料をめくりながらメモをとったり、ヘッドセットを付けたまま移動できるというメリットがあります。(通話しながら移動できる距離には制限があります)
一方で、高価であったり、状況によっては音質が悪くなってしまう場合もあります。
コードのあるものの方が、音質は安定していることがほとんどです。
こちらも実際にヘッドセットをどんな状況で使用するのかシミュレーションしてみて、コードレスにするかどうかを考えると良いでしょう。
ビジネスフォンとヘッドセットの接続方法は？
ビジネスフォンにヘッドセットを接続するには4つの方法があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
⑴受話器の差込口にコードを差し込む
電話機の受話器の代わりにヘッドセットをつなぐ方法になります。
この方法の場合、通話をする時には受話器はあげておき、通話終了時には受話器を下す動作が必要になります。
(受話器を置く部分にあるフックスイッチという部分が「通話時は上がっている」「通話していない時には下がっている」状態にしておく必要がある為)
ビジネスフォンの機種によっては、ヘッドセットをつないでいる設定にしておくと受話器の上げ下げはせずにボタンの操作で通話と通話終了の操作をすることができるものもあります。
また、ヘッドセットの種類によってはハンドセットリフターと呼ばれる機器を導入することで、この電話機の上げ下げをヘッドセットからの操作と連動して行ってくれるものもあります。
⑵ヘッドセット専用の差し込み口があり、そこに接続する場合
ヘッドセットを使用することが前提で作られたビジネスフォンの場合、ヘッドセット専用の差込口があり、そこに接続することで使えるようになります。
この場合は電話機にヘッドセット専用のボタンがあることが多く、ボタンの操作によって通話と通話終了の操作をすることが可能です。
⑶ワイヤレスで接続する(Wi-fiやBluetoothなど)
機種によってはWi-fiやBluetoothなどワイヤレス(コードレス)で接続することも可能です。
また、ヘッドフォンの機種によっては、ワイヤレスにするための基地局となる機器をビジネスフォンにつなぎ、ヘッドセット自体はワイヤレスで使用できるという製品もあります。
Jabra製ワイヤレス（無線） 電話機・PC ソフトフォン用 ヘッドセット Jabra PRO 9450（9450-25-707-106）ではこの方式をとっており、しかも無線で同時に1つの基地局に4台までヘッドセットが接続できるという機能も。
この機能により、四者間の通話も可能となります。
⑷USBで接続する
CTIシステムなどでパソコンから通話ができる場合など、USBでヘッドセットを接続する場合もあります。
CTIについては詳しくは『CTIで顧客満足度アップ！業務の効率化も可能！』の記事でもご紹介しておりますので興味のある方は是非ご覧ください。
ヘッドセットを使用している時の外線や内線のかけ方は？
内線や外線のかけ方など、目の前に電話機がある場合基本的な操作に変わりはありません。
受話器を耳に当てる動作がヘッドセットによってただ無くなっただけです。
(機種によっては通話開始、通話終了の際にボタン操作が必要になる場合があります。)
また、「ヘッドセットを選ぶポイント」「スイッチなど操作できる機器があるか」にも記載した通り、ヘッドセットやヘッドセットの分岐アダプタからどの程度操作できるかは機種によって異なりますので、ヘッドセットのマニュアルをよく読むようにしましょう。
アンプを使用することでより高音質の通話も可能に
ヘッドセットの機能にもよりますが、ヘッドセットと電話機の間に専用のアンプを設置することで、より高音質な通話が可能になることがあります。
アンプの機種にもよりますが、ノイズキャンセル機能や音声の最適化、また、アンプによってヘッドフォンとマイクの音量それぞれ調節したり、マイクをミュートしたりすることも可能です。
アンプとセットで売られているヘッドセットもありますので、アンプの機能が欲しい場合にはセットでの購入がおすすめです。
ヘッドセットとアンプを別々に購入する場合には、それぞれ対応しているのか、重複している機能がないかを必ず確認してから購入するようにしましょう。
(機能が増えるほど製品は高くなることが多いので、機能が重複していると余計なコストがかかってし待っている恐れがあります)
ヘッドセットでより効率的な業務を
業務中の電話では、何もせずに聞いているだけという状況はほぼないのではないでしょうか？
何かしらメモを取ったり、資料を見ながら話したり、場合によってはパソコンで作業をしながらということもあるでしょう。
また、電話中は片手でのメモしか取れないため、社内や誰かと共有するために、電話が終わった後にパソコンに電話の内容を綺麗にまとめ直すという仕事のやり方をしている方もいるかもしれません。
そう考えてみると、ヘッドセットを用いて両手が空くことで、効率化できる業務というのはかなり多いのではないでしょうか？
片手がふさがった状態での電話業務に負担を感じている方がいらっしゃいましたら、是非ヘッドフォンの導入を検討してみてください。
オフィス電話本舗でもご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。
