こんにちは。オフィス電話本舗新人のMです。
現在、働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策の一つとしてテレワークが注目、推進されています。
社内間についてはサーバーのクラウド化、メールやチャットツールでのやりとりなどによりテレワークでもスムーズに業務を行える会社が多くなってきました。
そんな中、なかなかテレワーク化が難しいのがお客様や業者の方との電話のやり取りではないでしょうか？
今回はそんな電話のテレワーク化を推進するための便利なビジネスフォンの機能や、一推しの機器等をご紹介します！
テレワーク中の電話の悩み
まずは家庭用電話機を使用している場合や、今のビジネスフォンの設定のままの場合のテレワーク中の電話の悩みを具体的に見ていきましょう。
①事務所の電話に対応しきれない
社員の多くがテレワーク中の場合、オフィスにかかってきた電話に対応しきれなくなってしまうことがあります。
会社のホームページなどに「テレワーク中のため、電話がつながりにくくなっております」と挨拶文を乗せておくことも大事ですが、出来ればより多くの電話に対応し、お客様とのご縁をつなげたいですよね。
②発信番号が統一できない
テレワーク中、社員各自のスマホや家の電話を使用した場合、お客様や業者の方への発信番号が会社番号と異なってしまいます。相手からすると、誰からかかってきたのかわからない、どこへ折り返しかけたら良いかわからないなど不便な状況になってしまいます。
発信番号を統一できた方が、お客様との信頼につながります。
③内線が使えない
オフィスの中では内線が無料で使えていましたが、テレワークでは内線が使用できず、いつもとは違う番号に、通話料をかけて電話しなければいけなくなってしまいます。
代わりにチャットツールを使用する場合も多いですが、文字よりも通話の方がよりスピーディに、わかりやすく伝えられる内容の時はやはり内線の便利さを感じると思います。
④保留転送ができない
ビジネスフォンの大きなメリット、外線を保留して内線で確認し、転送するという便利な保留転送がテレワークでは使えなくなってしまいます。
このやりとりをテレワークの場合、一度外線を切り、会社やテレワーク中の同僚に電話をし、そこからまたかけなおしてもらうという形になります。
従来のビジネスフォンの機能や回線業者のサービスを上手く使おう！
・転送
ビジネスフォンの機能を使い、会社にかかってきた外線をテレワーク中の社員のスマートフォンに転送することができます。
これでテレワーク中の電話の悩み「①事務所の電話に対応しきれない」を解決することができます。
しかし、転送でかかってきた場合、スマートフォンの着信履歴は会社の電話番号になります。そのため、お客様の番号、業者の方の番号をしっかり聞き取るか、手元に電話番号などのデータを置いておくことが必要になります。
転送機能の場合、発信する際には会社の番号ではなく自分のスマートフォンの番号からになります。
・ボイスワープ
NTTなど回線会社のサービス「ボイスワープ」を使うと、会社にかかってきた電話を自分のスマートフォンで受けることができ、かけてきた相手の番号のまま着信履歴が表示されます。
ボイスワープは自動転送(会社にかけると自動で設定された番号に転送する)と無応答時転送(会社にかけても一定時間でない場合に設定された番号に転送する)など転送方法を設定することもできます。
ボイスワープの場合も、発信は会社の番号ではなく自分のスマートフォンの番号からになります。
さらにビジネスフォンを便利にさせるIP-PBX、クラウドPBXとは？
テレワーク中の悩みとしてあげた4つの悩みですが、従来のビジネスフォンや回線業者ではなかなか全てを解決することは難しくありました。
しかし、IP-PBXやクラウドPBXを使用した新しいビジネスフォンにより、この4つの悩みが全て解決できる機種が出てきました！
まずはIP-PBXとクラウドPBXについて簡単にご説明します。
PBXとは？
PBXとは、ビジネスフォンの主装置部分のことを言います。
このPBXで複数の外線と内線、内線同士などを結んでいます。
IP-PBX、クラウドPBXとは？
IP-PBXもクラウドPBXもインターネット回線を利用し、転送や内線を行っているPBXです。
そのため、インターネットを介すことで社外にあるパソコンやスマートフォンとの連携も可能となりました。
IP-PBXの方は会社にPBXを設置しますが、クラウドPBXの方はPBX自体もインターネットサーバーに設置します。
テレワークの電話の悩みをすべて解決！「どこでもホン」
IP-PBX、クラウドPBXを利用しテレワーク向けの便利な機能をもつビジネスフォンは色々あります。
今回は、フォーバルテレコムが提供する「どこでもホン」を例に、テレワークにおけるビジネスフォンの便利さをご紹介します。
①事務所の電話に対応しきれない→できます！
会社の番号にかかってきた電話をそのままスマートフォンで受けることができます。
着信履歴には相手の電話番号が残ります！
また、着信中にさらにかかってきた番号は、会社や他のテレワーク中の社員のスマートフォンで受けることができます。
②発信番号が統一できない→できます！
スマートフォンからかける場合でも会社の電話番号を相手に通知することができます。
着信相手も安心して電話に出ることができます。
また、従来のビジネスフォンのように外線ボタンがありますので、特定の外線番号から発信することも可能です。
③内線が使えない→使えます！
どこでもホンでは内線を使うことができます。(料金はパケット定額で通話無料です)
また、どこでもホンのアプリでは内線番号を名前から検索してかけることができ、大変便利です。
④保留転送ができない→できます！
どこでもホンなら外線を一時保留にして内線をかけることも、保留にした外線を別のスマートフォンで受けることもできます。
オフィスで行っていたやり取りがそのままテレワーク中でもできるのでとても快適です。
⑤他のメリットも！
どこでもホンは「外線&内線の着信」「内線の着信のみ」「着信しない」など業務の場面に合わせて着信設定を選ぶことができます。
また、アプリの外線ボタンの並びを社内と同じ並びに設定し、社内と同じような感覚で操作することができます。
ビジネスフォンで安心、快適なテレワークを！
オフィス電話本舗でも「どこでもホン」を採用しています。会社代表番号にテレワーク中でも対応できることで、テレワークの運用人員が増えました。
テレワークを進めていきたい、オフィスの電話をより便利にしたいなどありましたらぜひお気軽にオフィス電話本舗にご相談ください。
テレワークに最適なビジネスフォンの導入についてご提案させていただきます。
