ビジネスフォンの便利な機能
ビジネスフォンには、家庭用の電話とは異なり、様々な機能が搭載されています。
あらかじめ代表的な機能を調べてから、ビジネスフォンを選択しましょう。
チャイム機能
指定された時刻にチャイムでお知らせ。
ビジネスフォンのチャイム機能とは、あらかじめ設定した時刻に、電話機や外部スピーカーからチャイム音を鳴らす機能です。
毎日同じ時刻に特定の業務を行う場合など、チャイム機能を使うと、目覚まし時計のように合図を知らせてくれます。
例えば、宅配便会社の集荷依頼の受付電話が、15時で締切の場合、毎日15時前にチャイムを鳴らすことによって、本日発送する荷物の確認作業や、うっかりミスの発送もれも防げます。
チャイム音は、複数のパターンやメロディを選択できるので、曜日や時刻、音の送出先、チャイム音などの組み合わせを詳細に設定することも可能です。
社内にチャイムを流す機器がなくても同様の効果が得られます。
ナースコール
ビジネスフォンで簡単構築！院内ナースコールシステム。
ナースコールとは、病院や介護保険施設などに設置された、看護師や介護士などを呼び出す装置です。
患者や要介護者が緊急時に呼び出したり、緊急時ではなくてもなんらかの介助を要する際にも用いられます。
従来、ナースコールシステムの導入には、高額な専用機器で構築することが一般的でしたが、今日ではビジネスフォンの拡張機能として簡単に導入することが可能になりました。
PHS端末のディスプレイで患者さんからの呼び出しが確認でき、迅速な対応を可能にします。
ナースコール親機からPHS端末を呼び出しての通話はもちろん、一斉呼び出しやグループ呼び出しなどもできるので、ナースのアクションをよりスピーディーにします。
ビジネスフォンでナースコール導入を検討のお客様は、お気軽にお問い合わせください！
自動折り返し発信
登録の携帯電話でオフィスの電話番号にワンギリすると、自動でオフィスから折り返し着信。
私用の携帯電話を利用した仕事の通話は、電話料金が気になるところです。
このようなお悩みに応える機能として、事前に登録した携帯電話から会社に発信してワンコールで切ると、主装置からその携帯電話に自動的に折り返し発信できます。
応答した携帯電話は、プッシュ信号で内線を呼び出すことが可能な上、会社側から発信している通話なので、携帯電話側の通話料金負担はありません
また、会社側の主装置と接続した携帯電話から、プッシュ信号で外線発信も可能です。
これは、私用の携帯電話を使って仕事の電話をかける際、相手先から見ると、あたかもオフィス内から発信された電話となります。
おもしろい事例として、夜飲みに行くことを奥さんから禁じられている場合などに、
居酒屋から会社の電話番号で帰るコールするといった活用も重宝されています。
スマホ内線アプリ
Android、iOSスマートフォン対応内線アプリ。
スマートフォンの無線LAN機能を利用して、ビジネスフォンの内線電話機として活用できるアプリケーション。
アンドロイドもしくはiOS搭載のスマートフォンで、社内では内線電話機。社外では通常のスマートフォンとして2つの使い方ができます。
従来の構内PHS網が、スマートフォンで手軽に実現できます。
ビジネスフォンの内線用PHS端末は対応機器が高価で、導入には費用面で高いハードルがありましたが、スマートフォンアプリなら、皆様がお持ちの既存の端末にアプリをインストールするだけで利用いただけます。
※OSバージョンなどによる制約がございますので、詳しくはお問い合わせください！
ホットライン
お得意様の着信を担当の電話機にダイレクトにつなぎます。
特定の相手先からの着信に対して、決められた1台の電話機だけを鳴らすことができます。
代表番号にかかってきた着信をナンバーディスプレイで電話番号を識別して、あらかじめ登録した担当者の電話機に接続します。
「お得意様」と「担当者」をホットラインで結ぶことができます。
また、一旦受け付け後の保留、内線呼び出しなどの手間も省けるので、業務効率向上も見込めます。
音声自動応答システム
中小企業でも手軽に音声自動応答システム(IVR) を構築できる時代が到来！
音声自動応答システム【IVR ( Interactive Voice Response )】とは、企業の電話窓口で音声による自動応答を行うコンピュータシステムです。
発信者のダイヤル操作に合わせて、あらかじめ録音してある音声を発信者側に自動再生し、効率的にオペレーターに接続します。
音声自動応答の仕組みは、これまで大企業のコールセンターなどでCTI(電話番号による顧客データ管理システム) と共に、大きな費用を投じて構築されるシステムでした。
中小企業が手軽に導入するには費用面でハードルの高いものでしたが、昨今、この便利な音声自動応答システムがビジネスフォンの機能として利用できるようになりました。
メーカーやサービス業など、個人ユーザーと接点のある中小企業は、 「音声自動応答システム」で、電話応対業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
システムのご相談は、お気軽にご連絡ください！
カメラ映像が映る電話機
登録の携帯電話でオフィスの電話番号にワンギリすると、自動でオフィスから折り返し着信。
施錠した事業所の入り口への来客応答用に、カメラドアホンを活用されている事務所や工場が多く見受けられます。
通常カメラドアホンのモニタ側の機器は、事務所内のデスクから離れた壁に設置されており、来客の度に移動して応対をするわずらわしさが悩みです。
しかし、ビジネスフォンの大型LCD付電話なら、応答モニタの役割を代替えすることができます。
受付を担当される事務スタッフのデスクに置いておけば、スムーズな応答、また、電気錠との連携で、電話機のボタンから開錠も可能です。
来客受付システムやドアホンからの呼び出しに応答して、電話機の操作で電気錠を開錠することができます。
さらに、ネットワークカメラの映像を電話機のディスプレイで確認することもできます。
カメラの切り替えやパン・チルトなどを、電話機のタッチパネルで遠隔操作可能で、また、電源ON/OFF操作の多いパソコンと違って常時安定して稼動できます。
ビジネスフォンの電話機でカメラドアホンやネットワークカメラ連携に興味があるお客様は、 お気軽にご相談ください！
迷惑電話の着信拒否
着信拒否設定で、しつこい営業電話をシャットアウト！
「非通知着信拒否」と「発番号着信拒否」により、迷惑電話のわずらわしさを軽減します。
発信者番号非通知着信の電話は、ワンタッチで「非通知着信」を受けるか否かを切替できます。
受けた電話が迷惑電話の場合、通話中に［着信拒否登録］ボタンを押すことにより、次回からは主装置が自動メッ
セージを流したり、話中音を流したりできます。
頻繁に迷惑電話を受けていると、業務に支障が生じ、生産性が低下してしまいます。 迷惑電話の着信拒否設定は、企業活動の防衛機能として必須アイテムとなります。
ビジネスフォンへの設定のご相談は、お気軽にご連絡ください。
発信規制登録
電話をかけてはいけない相手の番号を登録して、誤発信を防止！
再コールを拒否された相手番号をワンタッチ操作で簡単に「発信規制登録」できます。
2005年5月から改正商品取引法が施行され、電話による勧誘を受けることを断ったお客様への再度の勧誘が全面的に禁止されています。
これにより、企業がテレアポによる法律違反を犯してしまうリスクが一層高まり、物理的に特定番号に対して発信を制限させる仕組みが注目されています。
通話中に「発信規制登録」ボタンを押すと、事前に設定した「発信規制短縮グループ」に電話番号が登録されます。
主装置の種類により、本機能の設定ができないものや、登録件数にも差がございます。
詳しくは、お気軽にお問い合わせください。
通話内容を選択保存
保存しておきたい通話内容を「戻って録音」機能で通話開始から終了までの音声を保存できます。
ビジネスフォンの録音ユニットは、留守番電話の他にボイスメモ( 通話録音) にも使えます。
大規模コールセンターのように全ての通話を録音するには、大きなシステムと記録容量が必要ですが、一般企業のように、必要に応じて通話の記録を残しておきた場合は、ビジネスフォンの録音ユニットに「戻って録音」の機能を設定することで、通話内容を選択して保存できます。
仕組みは、通話開始時からバックグラウンドで録音が開始し、保存が必要な場合に「戻って録音」ボタンを押すことで通話内容が全て保存されます。
従来の「ボイスメモ」ボタンのように、" 始めから録音を開始しておけばよかった" ということもなくなります。
長時間の停電対策
長時間の停電時でも通話を確保できるビジネスフォン停電ユニット。
ビジネスフォンは、災害や事故などで電源を失った場合、主装置内蔵の停電用バッテリーで短時間作動できますが、バッテリーの電力もなくなった場合は全ての機能が停止してしまいます。
停電時のビジネスフォン稼動時間を確保するために、オプションの追加バッテリーを増設する方法が一般的ですが、更に安心な方法があります。
それは、NTT局から電話線に伝わる微弱な電力を利用した通話システムへの切り替えです。
簡単に説明すると、昔の" 黒電話" の通話方法です。黒電話は、もともと家庭の電源コンセントからの電力は必要なく、電話線による局側の給電で通話を実現しています。
この仕組みをビジネスフォンにも取り入れることができ、長い時間停電が続いていても、バッテリーを気にせず通話が可能です。
地震や台風などの被害を受けると長い時間停電が続き、お客様からの緊急連絡や社員の安否確認など不安が広がります。事前に「長時間停電対策」を講じておけば、イザという時に安心です！
防犯対策
オフィス不在時における侵入や窃盗被害の防犯対策機能。
GWやお盆、年末年始等の長期連休の留守中は、事務所内の侵入盗難被害が急増します。
そうした状況に対処するため、ビジネスフォンにで防犯機能を付加できることをご存知でしょうか?
もともとビジネスフォン設備は、外部通信するための電話線がすでに接続されていますので、防犯センサーの不審者を検知して通報するシステムが簡単に構築できます。
また、電話機自体も光と音で威嚇でき、防犯スピーカーと同じ使い方も可能です。留守電の曜日・時間帯指定応答
留守番電話は、曜日や時間帯に応じてそれぞれの応答ガイダンスを送出できます。
業種、業態によって留守番電話は、ビジネスフォンの欠かすことのできない機能です。
例えば、平日(営業日) には、就業時間外とお昼休み時間にそれぞれ異なった留守番電話の音声ガイダンスと録音機能を作動させ、休日には、休日用の音声ガイダンスに録音機能なし等の詳細な設定が可能です。
曜日や時間帯ごとの応答ガイダンス設定や録音のON/OFF切り替えで、円滑な顧客対応、機会損失の低減が期待できます。緊急地震速報で減災対策
電話機のスピーカーとモニターから緊急地震速報を流せます！
- 地震発生した時に大きな揺れが到達することを気象庁が事前に警告するものです。
- 対象製品のユーザーに、無料で提供。（ユーザー登録必要）
- 全電話機から、音声通報し、さらにLCD画面に予測震度を表示します。
- 既設放送設備に接続することで、スピーカから一斉通報できます。
- 地震に備えて火の元を確認したり、揺れに備えることができます。
- 手術、治療の適切な判断をサポートします。
- 身の安全の守れない人の補助へ、より早く対応できます。
- 放送の届かない場所、聴覚障害者にも光で地震速報を通知できます。
